Con la integración del sistema VERI*FACTU, se incorpora un nuevo tipo de documento denominado Factura Borrador.
Estas facturas cuentan con su propia serie y contador, creados y definidos automáticamente al entrar al programa con la nueva versión y el tipo de control fiscal VERI*FACTU ya activo (después de la fecha de inicio).
La nueva serie puede consultarse desde el apartado Series de Documentos y no se puede modificar ni eliminar.

1. ¿Qué es una factura borrador?

Una factura borrador es una pre-factura o documento temporal, no definitivo ni fiscalmente válido.
A diferencia de las facturas emitidas, no ha sido firmada ni registrada de forma inmutable (ni en la AEAT ni en el sistema VERI*FACTU).

En otras palabras, es una factura en preparación, todavía editable, que no tiene validez tributaria.

a) Características principales de las facturas borrador

• Serie y contador propios:
  Las facturas borrador utilizan una serie independiente, separada del contador fiscal de las facturas verificadas.
  Esto evita conflictos o saltos en la numeración fiscal.
• Configuración de uso por defecto:
  Es posible configurar que las facturas se generen por defecto como borradores al facturar un albarán. Esta opción se define en el formulario de empresa. Que tengamos esta configuración no impide que podamos hacer facturas certificadas directamente eligiendo otra serie en los procesos de facturación.
• Posibilidad de eliminación o conversión:
  Las facturas borrador pueden eliminarse o convertirse en facturas validadas de otras series.
   

b) Usos habituales

Las facturas borrador se utilizan principalmente para:

• Revisar los datos antes de emitir:
  Permiten verificar precios, impuestos, cliente y conceptos antes de generar la factura definitiva.
• Evitar errores fiscales:
  Una vez que una factura es verificada, no puede modificarse, solo puede anularse o rectificarse.
  Por eso, trabajar con borradores minimiza errores antes de la emisión final.

2. Conversión de factura borrador a factura verificada VERI*FACTU

Una vez que la factura borrador ha sido revisada y comprobada, puede convertirse en una factura definitiva para su validación dentro del sistema VERI*FACTU.
Este proceso transforma la factura en un documento fiscalmente válido, que se incluirá en el encadenamiento de registros exigido por la AEAT.

La conversión se realiza directamente desde la propia factura borrador, accediendo al apartado AEAT del documento.

a) Selección del código de serie

En primer lugar, debe seleccionarse el Código Serie correspondiente a las facturas verificadas.
Esta acción asigna la serie fiscal definitiva que se utilizará para el registro VERI*FACTU:

b) Asignación automática del número fiscal

Una vez elegida la serie, el sistema completa automáticamente el número de factura que le corresponde según el contador de esa serie.
Este número no es editable, ya que debe ser correlativo para garantizar la integridad del registro y el correcto encadenamiento VERI*FACTU:

c) Validación de la factura

El siguiente paso es pulsar el botón Validar.
Esta acción confirma la conversión de la factura borrador a factura verificada, bloqueando su edición y preparando el registro para su firma y comunicación conforme a los requisitos del sistema VERI*FACTU.

Al pulsar el botón Validar, el programa convierte la factura en un documento verificado y fiscalmente registrado, cumpliendo los requisitos establecidos por el sistema VERI*FACTU y la normativa del Real Decreto 1007/2023.

d) Proceso interno de validación

Durante la validación, el sistema ejecuta los siguientes pasos automáticos, para garantizar que la factura cumple los requisitos de integridad, autenticidad y conservación exigidos por la Agencia Tributaria:

• Bloqueo de la factura
  La factura deja de estar en estado Borrador y pasa a ser un documento definitivo.
  Ya no puede modificarse ni eliminarse; solo se permite emitir una factura rectificativa o emitir una anulación.
   
• Generación del registro VERI*FACTU
  El sistema crea un registro de facturación conforme al formato VERI*FACTU, que incluye los campos obligatorios:

1. Número y serie fiscal definitiva
2. Fecha y hora de generación del registro
3. Importe total y desglose de IVA
4. Identificación del destinatario
5. Hash anterior y hash actual, para mantener el encadenamiento entre registros
6. Estado de validación

• Firma y huella digital (hash)
  El programa calcula una huella criptográfica (hash) sobre los datos esenciales de la factura, y la enlaza con el hash del registro anterior de la misma serie.
  De esta forma se garantiza la integridad y trazabilidad del conjunto de facturas emitidas.
   
• Generación del código QR y mensaje VERI*FACTU
  La factura validada incluye un código QR y un mensaje identificativo VERI*FACTU, visibles en el documento impreso o PDF, que permiten su verificación ante la AEAT.
   
• Cambio de estado y trazabilidad
  La factura pasa automáticamente al estado Verificada, y se registra en el histórico VERI*FACTU, conservando la fecha y hora de validación, el número correlativo y el identificador del registro generado.
  
   

Importante:
Si durante la validación ocurre algún error (por ejemplo, falta de datos obligatorios o configuración incorrecta del certificado digital), el sistema mostrará un mensaje de advertencia sin completar la conversión, manteniendo la factura en estado Borrador.

e) Visualización y control de facturas verificadas

Una vez completado el proceso de validación, la factura borrador se convierte en una factura verificada dentro del sistema VERI*FACTU.

3. Validación masiva de facturas borrador a facturas verificadas VERI*FACTU

Además de la validación individual desde cada factura, el sistema permite validar varias facturas borrador de forma simultánea mediante la acción Validar Borradores.

Esta opción está disponible en la vista Facturas de Venta → Acciones → Validar Borradores:

Al abrir la ventana Validar Borradores, primero se selecciona la serie definitiva a la que se convertirán las facturas borrador.
También se muestra la fecha de validación.

Si alguna factura presenta errores de VERI*FACTU (por ejemplo, un NIF incorrecto), estos se muestran en la columna “Errores Validación VERI*FACTU”, indicando qué facturas no han podido validarse.
El sistema informa del número de facturas correctas y de las que presentan errores:

Cuando todas las facturas borrador cumplen los requisitos y se validan correctamente, se muestran sin errores en el listado.
Desde esta ventana es posible imprimir las facturas correctas directamente: