Objetivo del manual

Este manual explica cómo preparar, generar, entregar y conservar el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) desde los documentos de GotelGest.Net que permiten añadir transporte.

La carta de porte y el DeCA tienen finalidades distintas. En GotelGest.Net, la Carta de Transporte puede utilizarse como DeCA cuando se genera mediante «Generar para DECA», contiene todos los datos obligatorios y cumple los requisitos del fichero y de acceso descritos en este manual.

Documentos que admiten transporte

• Albaranes y depósitos de compra.
• Albaranes y depósitos de venta.
• Cargas de pedidos en camiones.
• Partes de almacén.

1 Configuración de la nube GotelGest

Antes de generar el DeCA, configure la conexión con la nube GotelGest desde Archivo > Gestión documental > Configuración. El usuario y la clave les será proporcionada con antelación desde GotelGest.

Configuración de Gestión Documental y conexión con la nube GotelGest.

• Active la opción de sincronización con la nube que aparece en la pantalla.
• URL: introduzca la dirección del servidor de la nube GotelGest.
• Usuario: indique el usuario que se utilizará para la conexión.
• Clave: introduzca la contraseña correspondiente.

Una vez informados los datos, pulse «Comprobar». Si la conexión es correcta, el programa mostrará el mensaje «Datos de acceso válidos».

Confirmación de que los datos de acceso son válidos.

El campo «Ruta» corresponde al almacenamiento de Gestión Documental y no forma parte de las credenciales de acceso a la nube GotelGest.

2 Preparación del listado y del código QR

El listado de la carta de transporte debe estar preparado para recibir el enlace público y mostrarlo mediante un código QR. Abra el diseñador y acceda a Archivo > Datos > Parámetros.

Pulse «Nuevo» y cree el parámetro URLQRNextCloud de tipo cadena para recibir el enlace público. El parámetro VersionDocumentoNextCloud es opcional (nos da información sobre la version del mismo documento generado) y debe ser de tipo entero. Respete los nombres indicados y pulse «Actualizar Informe» para guardar.

Parámetros del documento y detalle de URLQRNextCloud con el tipo «Cadena».

Inserte un control Código de barras / Barcode. En sus propiedades, seleccione «QRCode» en «Estilo» y vincule «Campo» al parámetro del enlace público, tal como se muestra en la captura. Ajuste el tamaño para facilitar el escaneo y guarde el listado.

Propiedades del control que representa el enlace público como código QR.

3 Datos necesarios para generar el DeCA

Antes de generar el documento, compruebe los datos del transporte y su inclusión en el listado. El cargador contractual y el transportista efectivo deben estar identificados de forma expresa y diferenciada; no basta con mostrar únicamente el cliente o el proveedor.

Si el peso exacto resulta difícil de determinar por las circunstancias de la carga, utilice otra magnitud que permita determinarlo, conforme al artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012.

Datos necesarios para acceder a Carta Transporte

Actualmente, GotelGest requiere rellenar los datos del conductor, la matrícula y la fecha para acceder a «Carta Transporte». Este requisito de acceso no sustituye la comprobación de todos los datos obligatorios del DeCA.

Referencia: artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 y apartado octavo de la Resolución de 5 de junio de 2026.

4 Acceso a la Carta de Transporte

La generación del DeCA se realiza desde el documento correspondiente al transporte. El procedimiento descrito se aplica a los tipos de documentos indicados al inicio del manual.

1. Abra el documento desde el que desea generar el DeCA.
2. Acceda a la opción «Transporte» del documento.
3. Rellene los datos del conductor, la matrícula y la fecha. Actualmente, estos datos son necesarios para poder acceder a la opción «Carta Transporte».
4. Pulse «Carta Transporte» para abrir el diálogo de impresión.

Formulario de Transporte con el botón «Carta Transporte».

Revise los datos antes de generar el documento para que la carta de transporte refleje la información del envío.

5 Generación y publicación del DeCA

Importante: genere el DeCA en cuanto conozca los datos y siempre antes del inicio efectivo del servicio de transporte.

En el diálogo «Impresión de CARTA TRANSPORTE», seleccione el listado preparado para la carta y el tipo de salida que necesita: Previsualización, Impresión Directa, PDF o Email.

Diálogo de impresión con la opción «Generar para DECA».

Marque «Generar para DECA» antes de pulsar «Aceptar». Con esta opción, el documento se archiva en Gestión Documental, se publica en la nube GotelGest y el PDF incorpora el código QR configurado en el listado.

Si deja desmarcada la opción «Generar para DECA», obtendrá la carta mediante el tipo de salida seleccionado, pero no se publicará el documento en la nube GotelGest.

La fecha y la hora de creación deben constar como metadatos en el documento electrónico PDF al que se accede mediante el código QR. El QR contiene la URL del documento. La aplicación también debe registrar la fecha y la hora de creación y, si se modifica el fichero, las de modificación, que deben figurar igualmente como metadatos del PDF. Escribirlas solamente en el contenido visible no sustituye ese requisito.

6 Entrega del DeCA al conductor

Antes del inicio del transporte, entregue al conductor una copia electrónica para mostrar en un dispositivo móvil o una copia impresa. Ambas deben contener el QR. El conductor puede disponer, además, del QR como fichero independiente y presentar únicamente el QR en una inspección.

Importante: compruebe que el conductor dispone del DeCA y puede acceder al código QR antes de iniciar el transporte. Enviar el documento a una agencia no acredita por sí solo su entrega al conductor.

7 Envío del DeCA por correo

Seleccione «Email» como tipo de impresión, marque «Generar para DECA» y pulse «Aceptar». Se abrirá el formulario habitual de envío con el PDF adjunto, que incluirá el QR y quedará publicado en la nube GotelGest.

Revise el destinatario propuesto según los datos de transporte y del documento. Si existe una agencia de transporte, el programa propone la agencia; si no hay agencia y se utiliza vehículo propio con conductor, propone el conductor. Las personas de contacto deben tener correo electrónico y la opción «Acepta mail» activada para poder utilizarse como destinatarias.

Revise el destinatario, el asunto, el contenido del correo y el PDF adjunto antes de realizar el envío.

8 Modificación de un DeCA generado

Si cambian los datos durante el transporte, por ejemplo la matrícula o el vehículo, actualice el DeCA y entregue al conductor el documento actualizado. La resolución permite dos procedimientos:

Modificación del PDF existente

Añada los datos nuevos y el motivo del cambio, mantenga los datos anteriores e indique cuáles dejan de ser válidos. Con este procedimiento se conserva la URL y el QR del mismo documento.

Generación de un nuevo PDF

Emita un PDF completo con los datos actualizados. Este nuevo fichero debe tener una URL y un QR nuevos. Conserve el PDF original para mantener la trazabilidad del cambio.

Actuación en GotelGest

1. Conserve el PDF original y su identificación antes de realizar cambios.
2. Comunique el cambio al responsable del transporte e indique los datos anteriores, los nuevos y el motivo.
3. Confirme con el responsable de la aplicación qué procedimiento de modificación está habilitado y validado.
4. Actualice los datos del documento de origen y genere o modifique el DeCA mediante ese procedimiento. Compruebe la conservación del original, la URL/QR aplicable y los metadatos de modificación.
5. Haga llegar el PDF actualizado al conductor y compruebe que dispone de la versión vigente.

No dé por válida una regeneración que sobrescriba el PDF anterior y elimine su información. Tampoco son válidas las anotaciones manuscritas sobre una copia impresa como modificación del DeCA.

La gestión concreta de las modificaciones, las URL y las versiones en GotelGest debe validarse antes de utilizarla durante el transporte. El contador opcional de versión del listado no demuestra por sí solo la trazabilidad.

Referencia: apartados quinto y séptimo de la Resolución de 5 de junio de 2026.

9 Conservación del DeCA

El cargador contractual y el transportista efectivo deben conservar los ficheros durante al menos un año. Pueden usar repositorios propios o compartidos. Si uno genera los documentos, es suficiente que el otro pueda descargarlos durante ese año.

La conservación del fichero y la disponibilidad de la URL usada durante el transporte son obligaciones distintas. La descarga mediante esa URL puede desactivarse una vez transcurridos siete días naturales desde la finalización del servicio. Esto no permite eliminar el fichero antes de cumplir el plazo de conservación.

Conservación en GotelGest

Al utilizar «Generar para DECA», el documento se archiva en Gestión Documental y se publica en la nube GotelGest. Verifique con el responsable que la política de conservación mantiene los PDF, incluidos los originales cuando haya modificaciones, durante al menos un año y garantiza el acceso de los sujetos obligados.

Si se desactiva la URL de inspección, debe mantenerse otra vía de acceso o descarga para cumplir la conservación y, cuando proceda, permitir la descarga por la otra parte durante un año. No elimine documentos por el mero vencimiento del enlace.

El plazo de retención y la posible caducidad automática de los enlaces deben confirmarse en la configuración y el funcionamiento de la instalación; no se presupone que estén garantizados por la opción de generación.

10 Comprobación del resultado

• Revise los datos obligatorios, su legibilidad y la identificación diferenciada del cargador contractual y del transportista efectivo.
• Compruebe que el PDF contiene el QR y que el conductor recibe el documento antes del inicio del servicio.
• Escanee el QR en un dispositivo sin sesión iniciada y compruebe que la URL descarga directamente el PDF, sin autenticación ni botones o pasos manuales.
• Compruebe el tamaño del PDF y sus metadatos de creación y modificación.
• Si ha enviado el documento por correo, revise el destinatario y el PDF adjunto.
• Si ha modificado el DeCA, compruebe la trazabilidad y la entrega al conductor. Verifique también la conservación y el acceso de la otra parte.

Referencia: apartados segundo y tercero de la Resolución de 5 de junio de 2026.

Consulta de los registros de transporte

Acceda a Compras > Informes transporte para consultar todos los registros del transporte. La vista dispone de un detalle que permite ver el documento relacionado con cada registro.

En la propia vista puede filtrar los registros por «Fecha generación DECA», «Versión DECA» y «URL DECA» para localizar los documentos generados y consultar sus datos de publicación.

11 Requisitos que debe cumplir el DeCA generado

• Formato PDF y tamaño máximo de 5 MB.
• Generación nativa digital a partir de los datos de la aplicación; no se admite un documento escaneado ni un fichero obtenido de imágenes digitalizadas.
• Fecha y hora de creación incorporadas como metadatos del PDF electrónico accesible mediante el QR, así como la fecha y hora de modificación.
• Código QR dentro del propio PDF con la URL única y específica del documento.
• URL mediante HTTPS con TLS 1.2 o superior.
• Descarga directa del PDF al invocar la URL, sin credenciales, autenticación, botones de descarga ni otras interacciones manuales.
• Disponibilidad durante el servicio y posibilidad de desactivar la descarga de esa URL solo una vez transcurridos siete días naturales desde su finalización.
• Conservación del fichero durante al menos un año y acceso de los sujetos obligados.

Validaciones técnicas de la instalación

Antes de usar el sistema para emitir DeCA, se deben comprobar los siguientes puntos en documentos y enlaces reales de la instalación:

• Registro de fechas y horas en el sistema y su correspondencia con los metadatos de los PDF.
• Tamaño del fichero generado y tratamiento de documentos que excedan 5 MB.
• Versión de TLS, singularidad de las URL y descarga directa sin sesión iniciada.
• Comportamiento al modificar o regenerar un documento: conservación del original, motivo del cambio y URL/QR correspondientes al procedimiento utilizado.
• Política efectiva de retención durante un año y acceso de cargador contractual y transportista efectivo.

La presencia de «Generar para DECA» y de un QR no acredita por sí sola el cumplimiento de estos requisitos. La comprobación debe abarcar el PDF generado, su enlace y la conservación efectiva.

Normativa de referencia

Resolución de 5 de junio de 2026, BOE-A-2026-12784, apartados primero, segundo, tercero, quinto, séptimo y octavo. Publicada el 12 de junio de 2026. https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2026-12784

Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre, artículo 6. Texto consolidado actualizado el 28 de marzo de 2026. https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2013-154