¿Qué permite hacer?

La opción «Importar Albaranes desde Excel» permite crear de una sola vez varios albaranes de venta a partir de un fichero Excel (.xls o .xlsx), en lugar de introducirlos uno a uno.

• Cada fila del Excel es una línea de albarán (un artículo con su cantidad y precio).
• Las filas se agrupan en albaranes según la columna Número (o, si el número viene vacío o a 0, según cliente y fecha).
• Antes de importar se muestra una previsualización que indica, albarán por albarán, qué se va a crear, qué avisos hay y qué no se puede importar.
• Los albaranes creados son albaranes de venta normales: mueven stock en el almacén elegido y admiten lotes y números de serie.
• Cada albarán se guarda de forma independiente: si uno falla, el resto se importa igualmente.
• Al terminar se genera un fichero de registro (log) con el resultado de cada albarán.

Nota: esta opción crea albaranes nuevos completos. Es distinta de «Importar Líneas Excel», que se usa desde dentro de un documento ya abierto para añadirle líneas.

Requisitos y permisos

• La opción solo es visible para usuarios administradores o para usuarios que tengan asignado el perfil «Perfil Acceso Importacion EXCEL». Si no ve la opción, solicite a su administrador que le asigne este perfil.
• Debe existir al menos una serie con contador de albaranes de venta. Si no existe ninguna, la propia pantalla le ofrecerá crearla (ver más abajo).
• Los clientes y los artículos que aparecen en el Excel deben estar ya dados de alta en GotelGest.Net, y en el Excel deben figurar por su código.

¿Dónde se encuentra la opción?

Acceda a Ventas > Albaranes Venta. En la barra de acciones de la vista, pulse el desplegable «Acciones» y elija «Importar Albaranes desde Excel», que es la última opción de la lista. No es necesario seleccionar ningún albarán antes de lanzarla.

Se abrirá la ventana «Importar Albaranes de Venta desde Excel».

Preparar el fichero Excel

El fichero debe tener una fila por cada línea de albarán. No es necesario que las columnas tengan un nombre ni un orden concreto: en la pantalla de importación indicará la letra de columna de Excel (A, B, C… AA…) en la que está cada dato. Puede tener una primera fila de títulos (cabeceras); en ese caso marque la casilla «Tiene cabeceras» al importar.

Datos que se pueden importar:

Consejos:

• Si indica un número de albarán, repita el mismo cliente y la misma fecha en todas sus filas; si no coinciden, ese albarán se rechaza («cabecera inconsistente»).
• Puede mezclar en el mismo fichero albaranes con número y albaranes sin número (vacío o 0).
• Con número vacío o 0, las filas del mismo cliente y misma fecha van a un mismo albarán; si cambia el cliente o la fecha, se crean albaranes distintos.
• Escriba cantidades y precios como números (con el separador decimal de la configuración regional del equipo, normalmente la coma).

Ejemplo de hoja preparada para importar (datos ficticios): los albaranes 1001 y 1002 tienen número propio (el 1001 con tres líneas) y las dos últimas filas, con número 0, formarán un único albarán con numeración automática porque comparten cliente y fecha.

Paso a paso de la importación

1. Configuración

En el apartado «Configuración» indique:

• Serie (obligatoria): serie de albaranes de venta en la que se crearán los albaranes. Se muestran las series que tienen contador de albarán de venta.
• Tarifa (obligatoria): determina si los precios se consideran con IVA incluido o no. Si la tarifa incluye IVA, aparece el aviso «La tarifa incluye IVA». Los precios se toman del Excel.
• Almacén (obligatorio): almacén del que saldrá el stock. Por defecto se propone el almacén de ventas configurado.
• Fichero: pulse el botón «...» y seleccione el fichero Excel.
• Hoja: elija la hoja del Excel que contiene los datos.
• Tiene cabeceras: márquelo si la primera fila de la hoja contiene los títulos de las columnas.

Si no existe ninguna serie disponible, verá el aviso «No existe ninguna serie de importación.» y el botón «Crear serie», que crea una serie de albaranes de venta llamada «Importación Excel» (código IMP o similar) marcada como Documentos Externos. Cuando ya existen series disponibles, este botón aparece desactivado, como en la imagen.

2. Mapeo de columnas

En «Mapeo de cabecera» y «Mapeo de línea» escriba, para cada dato, la letra de la columna del Excel donde se encuentra (por ejemplo: Número = A, Cliente = B, Fecha = C, Artículo = D, Cantidad = E, Precio = F). Los campos obligatorios son Número, Cliente, Artículo y Cantidad. No puede usar la misma letra para dos datos distintos.

Junto a algunos campos verá recordatorios: «(vacío/0: automático)» en Número, «(vacía: hoy)» en Fecha y «(vacía: nombre del artículo)» en Descripción.

3. Previsualizar

Pulse «Previsualizar». En la rejilla «Previsualización» aparecerá cada albarán que se va a crear (desplegable para ver sus líneas) y, en la columna «Estado / Mensaje», el resultado de la validación. Los colores indican:

Si hay filas sin código de artículo o con un número de albarán ilegible, el programa le informará de cuántas filas se han ignorado.

En el ejemplo siguiente (con datos de prueba distintos de la hoja de ejemplo anterior) se ven tres casos: un albarán en verde que se importará sin avisos; uno en ámbar, marcado en la columna «Ya existe», porque su número ya existe en la serie y se renumerará según el contador; y uno en rojo tachado, excluido automáticamente porque el cliente no existe («CLIENTE INEXISTENTE: C0003»). Por eso el botón indica «Importar 2 albaranes».

4. Excluir o incluir albaranes (opcional)

Si no desea importar algún albarán, márquelo en la casilla «Excluir», o selecciónelo y pulse «Excluir selección» (o la tecla Supr). Para volver a incluirlo use «Incluir selección» (o la tecla Insert). Los albaranes en rojo no se pueden incluir.

5. Importar

Pulse «Importar N albaranes» (el botón indica cuántos albaranes se van a crear y solo se activa después de previsualizar). Si algún número de albarán ya existe en la serie, el programa le preguntará si desea continuar renumerándolos según el contador de la serie.

Durante el proceso se muestra una barra de progreso. Si cambia el fichero, la hoja o el mapeo de columnas, deberá volver a pulsar «Previsualizar».

¿Qué ocurre después? Cómo comprobar el resultado

• Al terminar aparece la ventana «Resultado de la importación» con el número de albaranes creados, fallidos y excluidos y, si los hay, el detalle de los fallos.
• En la rejilla, cada albarán importado muestra «Importado como nº SERIE/NÚMERO» con el número definitivo asignado.
• Se genera un fichero de log en una carpeta llamada «ImportacionesExcel», que se encuentra en la misma carpeta en la que está instalado el programa (esta ubicación puede variar según la instalación). La ruta completa del fichero se muestra en la parte inferior de la ventana y el programa le pregunta «¿Desea abrir la carpeta del log?». Guarde este fichero: recoge qué se importó, qué no y por qué.
• Los albaranes creados aparecen en Ventas > Albaranes Venta. En sus notas internas se añade una nota de origen del tipo «Importación Excel: fichero — usuario — fecha».
• Las líneas generan su movimiento de stock en el almacén elegido, como cualquier albarán de venta.

Errores y avisos frecuentes

Preguntas frecuentes

¿Tengo que poner los nombres de columna exactos en el Excel?
No. La correspondencia se hace por letra de columna en la pantalla de importación. Las cabeceras son opcionales.

¿Se guarda la configuración de columnas para la próxima vez?
No; en cada importación debe indicar de nuevo las letras de columna.

¿Qué pasa si se produce un error en un albarán?
Solo ese albarán no se crea; el resto se importa con normalidad. El motivo aparece en el resumen y en el log.

¿Puedo importar en cualquier serie?
Sí, en cualquier serie que tenga contador de albaranes de venta. Tenga en cuenta que, si el número del Excel ya existe en esa serie, el albarán se renumera con el contador.

¿Se tienen en cuenta las tarifas para calcular el precio?
No. El precio se toma del Excel; la tarifa solo indica si el precio lleva IVA incluido. Si el precio está vacío, la línea entra a 0.