Introducción. Uso y antecedentes.

¿Por qué hemos introducido la fecha de registro contable? ¿Por qué aunque no la teníamos? Y, ¿Por qué no importaba hasta ahora?

En principio, y según la definición que hace la propia Hacienda de la fecha del registro contable de las facturas recibidas, y aunque la ley dice claramente que se deben enviar en 4 días naturales desde que se produzca el registro contable de la factura independientemente de la fecha reflejada en el asiento contable, resulta que en el fondo somos nosotros los que decidimos cuando damos entrada la factura recibida en nuestro sistema contable.

Evidentemente, deseamos hacerlo lo antes posible para poder resarcirnos del importe del IVA soportado. Pero en principio, si queremos podemos retener una factura de compra sin contabilizar meses, y sin incurrir en ninguna infracción legal.

De esta manera, si alguien recibía una factura el día 8 del mes y quería incluir esa factura de compra en la declaración del mes anterior, simplemente contabilizaba la factura con fecha del día 31 del mes anterior y ya está.

Así, al no tener una tercera fecha real de entrada en el sistema de la factura de compra, al enviar los datos al SII, iban como fecha registro contable el día 31 del mes anterior. En principio y según la propia declaración de Hacienda, la factura está fuera de plazo, aunque no es real, puesto que se ha contabilizado hoy, día 8, aunque figure como registro contable el día 31, y en diferencia, son más de 4 días.

De todas formas, y según indica también la propia Hacienda, en cualquier caso hay que declararla antes del día 16 del mismo mes, y en este caso, sí que cumplimos con ese requisito. La realidad es que hasta ahora, y siempre cuando no excedía la fecha de registro contable el día 15 del mes en curso, no había ningún problema, ya que llana y sencillamente, estamos dentro del plazo que indica Hacienda de poder declararnos la factura antes del día 15 del mes en curso, y así ha sido.

Pero para cumplir formalmente con lo que dice Hacienda y declarar las facturas en los 4 días que indica, hemos introducido esta fecha de registro contable del SII, que en principio tiene formalmente la fecha real del sistema de entrada de la factura de compra.

Hay que observar que esto no vale ni es aplicable a las FACTURAS EMITIDAS (DE VENTA).

Lugares donde aparece esta fecha.

En gestión.

En facturas de compra.

    Factura directa:

            Factura de Compra:

En contabilidad

En todos los casos, la fecha del registro contable siempre será la fecha del día natural en que registramos y damos de alta la factura de compra en nuestra contabilidad.

Y teniendo el SII, hará controles de:

    a) La fecha de registro contable no puede ser inferior a la fecha del apunte contable.

    b) La fecha del registro contable no puede ser mayor de 16 días de la fecha de contabilización, aunque en este último caso, nos avisa y nosotros decidimos que hacemos.

Cómo influyen en la contabilidad y el SII.

Fecha contable (Fecha del asiento contable, fecha de contabilización)

Esta fecha es la que teníamos hasta ahora y que seguimos teniendo y que sigue siendo la fecha importante del apunte para todo:

    Para el Modelo 303

    Para el Modelo 347

    Para los balances de Sumas y saldos.

    Para el extracto de la cuenta de IVA y del Proveedor.

    Y para realizar muchas más opciones.   

Así ha sido siempre hasta ahora y esto sigue igual, no hay que pensar ni hacer nada nuevo.

Modelo SII.

A la hora de obtener el modelo del MES y EJERCICIO para la declaración del SII, se obtendrá así mismo de la FECHA CONTABLE, pues es la fecha donde vamos a declarar el importe del IVA en el modelo 300 y es lo que debe coincidir con el SII.

Fecha registro contable SII.

Única y exclusivamente va en el campo: “Fecha Registro Contable”, del modelo SII y su objetivo es cumplir con la norma que indica que las facturas recibidas se deben enviar:

“En un plazo de cuatro días naturales desde la fecha en que se produzca el registro contable de la factura.”

Para que quede constancia que, aunque hemos recibido la factura el día 8 de un mes, queremos incluirla en el periodo del mes anterior, y podemos enviarla el día, 8, 9, 10 ú 11.

Y que cumplimos con la norma:

“y, en todo caso, antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación en que se hayan incluido las operaciones correspondientes (período en que se deduce el IVA soportado).”

Y que además como indica la norma, esta fecha no tiene nada que ver con la fecha de contabilización del apunte, que en cualquier caso, la fecha del apunte, es la que nos vale para los libros, balances, declaraciones de IVA, etc., y como indica la norma:

“Se entiende que el registro contable de la factura se produce en la fecha de entrada en el sistema contable con independencia de la fecha reflejada en el asiento contable.”

ÚLTIMA OBSERVACIÓN:

Si recibimos facturas de compra los días 12, 13, 14 y 15 de un mes y queremos desgravarnos ese IVA en el mes anterior, debemos remitir la factura al SII, como muy tarde el mismo día 15, si no lo hacemos ese día, ya pasaríamos a declararla en el mismo mes actual.

ANEXO DE LA FAQ DE HACIENDA. A continuación, adjuntamos el link donde se explica:

https://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio/Ayuda/Modelos__Procedimientos_y_Servicios/Ayuda_P_G417____IVA__Llevanza_de_libros_registro__SII_/Informacion_general/Preguntas_frecuentes/1__Cuestiones_generales/1_12___Cuando_hay_que_enviar_los_registros_de_facturacion_a_la_AEAT__.shtml.

FACTURAS RECIBIDAS:

En un plazo de cuatro días naturales desde la fecha en que se produzca el registro contable de la factura y, en todo caso, antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación en que se hayan incluido las operaciones correspondientes (período en que se deduce el IVA soportado). Se entiende que el registro contable de la factura se produce en la fecha de entrada en el sistema contable con independencia de la fecha reflejada en el asiento contable.

Ejemplo 4: un empresario que recibe una factura el 9 de julio de 2019 decide consignar y deducir la cuota soportada en el modelo 303 del mes de julio, procediendo a su registro contable con fecha de entrada en el sistema el 13 de agosto. El plazo para remitir el registro de esta factura a través del SII finaliza el 16 de agosto de 2019 (opera la fecha límite).

Ejemplo 5: un empresario que recibe una factura el 9 de agosto de 2019 procede a su registro contable con fecha de entrada en el sistema el 13 de octubre. El plazo para remitir el registro de esta factura a través del SII finaliza:

a) El 15 de octubre si deduce la factura en el modelo 303 de septiembre (opera la fecha límite). 

b) el 17 de octubre si deduce la factura en el modelo 303 de octubre.

De acuerdo con los ejemplos anteriores, una factura podrá deducirse una vez se haya recibido y se anote en el Libro registro de Facturas recibidas antes de que finalice el plazo de presentación del modelo 303 en que se incluya. No obstante, deberá tenerse en cuenta la fecha límite para remitir los registros a través del SII del día 15 del mes siguiente a aquel en que se proceda a la deducción.

Ejemplo 6: un empresario registra contablemente una factura recibida, de la que no tiene constancia de la fecha de recepción. La fecha de entrada en el sistema es el 13 de octubre de 2019. El plazo para remitir el registro de esta factura a través del SII finaliza el 17 de octubre. La factura podrá deducirse a partir del período de liquidación correspondiente al mes de octubre.

En el caso operaciones de importación, los cuatro días naturales se deberán computar desde que se produzca el registro contable del documento en el que conste la liquidación del IVA por la Aduana y, en todo caso, antes del día 16 del mes siguiente al final del periodo al que se refiera la declaración en la que se hayan incluido (período en que se deduce el IVA soportado).

Ejemplo 7: un empresario importa mercancía despachada a libre práctica el 25 de octubre de 2019, produciéndose en esa misma fecha la admisión del DUA y liquidación del IVA por la Aduana. El empresario decide consignar y deducir la cuota soportada en el modelo 303 del mes de octubre, procediendo a su registro contable el 9 de noviembre de 2019. El plazo para remitir el registro del DUA a través del SII finaliza el 14 de noviembre.