En el GotelGest.Net existe la funcionalidad para gestionar los pedidos de venta que tienen que ser distribuidos en diferentes vehículos propios de la empresa y enviados por diferentes rutas.

En el menú de Ventas existen tres entradas relacionadas:

Las entradas Preparación Carga Pedidos Venta y Cargas Pedidos en Camiones en la realidad es la misma vista, pero se divide para poder gestionarlo más claramente. En resumen, para poder utilizar de forma combinada las dos entradas, el primer paso es crear la carga desde la primera vista “Preparación Carga Pedidos Venta”, lo que permite organizar el reparto de los pedidos por rutas. Posteriormente se puede abrir esa misma carga desde la segunda vista, “Cargas Pedidos en Camiones” para poder hacer la distribución de la misma carga entre los vehículos. También se puede crear la carga directamente desde la segunda vista con otras opciones de localización de pedidos.

La acción común de las dos vistas principales es “Traspaso Pedidos”, la que se va a explicar más adelante.

Nuevos campos

En los pedidos se ha añadido el campo nuevo Tipo Traspaso, con las opciones para elegir: Depósito o Albarán. Esta funcionalidad permite elegir si el pedido de venta se traspasará al albarán de venta o la mercancía será un depósito. Se utilizará el que corresponda cuando se ejecuta el traspaso de pedidos desde cargas.

Por otro lado se añade un nuevo estado “En Tránsito” para los documentos Albarán y Depósito. El cometido de este nuevo estado es que los documentos se creen de forma provisional hasta completar todos los datos del mismo y entonces que pase a estado Pendiente. Este proceso se puede hacer con la app de almacenes en lo que se conoce como “Repartos”.

Preparación Carga de Pedidos

La preparación de Cargas de Pedidos sirve para organizar los pedidos que se deben cargar, organizar la ruta y poder imprimir un documento para el personal encargado de su reparto:

La pestaña de Información Carga contiene los siguientes campos:

• Numero de Carga. Las cargas van numeradas con Serie y número. La serie que coge para las cargas es la misma que para el pedido, aunque tiene su propio contador.
• Estado. Control para marcar el estado de la carga. Opciones:
  - Abierta. La carga está creada, pero todavía no se ha empezado preparar.
  - Para preparar. La carga está lista para preparar y la acaba de recibir el técnico del almacén en la APP.
  - En preparación. La carga en preparación no se puede modificar (no se pueden buscar y añadir nuevos pedidos), ni sus pedidos asociados tampoco; pasan al modo “En proceso”.
  - Cerrada. La carga está cerrada y que no se puede modificar.
• Nombre. Podemos identificar la carga con un nombre, aunque no es obligatorio.
• Fecha de Alta. Fecha de Alta de la carga.
• Fecha de Entrega. Fecha Prevista de Entrega de la Carga.
• Estado Albaranes Traspaso. Estado en el que van a crear los documentos (albaranes/depósitos) cuando se traspasen. Entre las opciones: Abierto, Pendiente o En Tránsito (Por defecto).
• Agente. Agente encargado de la carga.
• Ruta. Ruta en la que se hará el reparto de la carga.
• Fecha Inicio/Fin Selección Pedidos. Fecha de pedidos de los cuales queremos seleccionar para hacer la carga.
• Botón Buscar Pedidos. Al pinchar en el botón localiza las líneas de los pedidos cuyas fechas están entre la fecha de inicio y fin de selección. Si un pedido está servido en parte, nos coge la cantidad pendiente de Servir. Si una línea de pedido ya está en una carga, entonces no lo vuelve a coger.

Podemos modificar la información de una carga existente, volver a seleccionar pedidos y volver a repartir la carga, tantas veces como queramos mientras la carga no esté cerrada.

Haciendo doble click en la línea, se abre el pedido y que se puede modificar. Los cambios se recargan automáticamente en las líneas.

La pestaña de Albaranes de la Carga.

En esta pestaña tenemos la información de los Albaranes relacionados con los Pedidos que se han preparado en la carga, así como albaranes que también se han asociado a la misma sin un pedido previo:

El apartado de Pedidos por ruta.

En este apartado se muestran los pedidos añadidos anteriormente ordenados por rutas, por si queremos modificar algún orden:

El apartado de Documentos.

Esta sección permite adjuntar en la aplicación documentos relacionados con la carga de los pedidos. Esta opción permite disponer de una gestión documental completa y accesible para todos los usuarios de la aplicación. Para más información sobre este apartado visite los apartados de configuración relacionados con la gestión documental.

Carga Pedidos en Camión

Esta vista de Cargas de Pedidos sirve para organizar y distribuir la carga entre los distintos vehículos de nuestra empresa, controlando su capacidad tanto por volumen como por peso, para optimizar los repartos al utilizar de la forma más efectiva el espacio de cada vehículo.

Para ello previamente tendremos que tener configurado:

• Los vehículos (Archivo/Vehículos): Tendremos que tener creados cada uno de los vehículos que utilicemos para el reparto de los pedidos, indicando los datos de la carga que queramos controlar (volumen y/o peso). Para más información ver el apartado Vehículos.
• Los artículos (Archivo/Artículos): tendremos que indicar en el formulario de cada artículo su peso y/o volumen.

Una vez configurado, desde la vista de Ventas/ Carga Pedidos en Camiones podremos crear una nueva orden de carga, mostrándonos el siguiente formulario:

La pestaña de Información Carga contiene los siguientes campos:

• Numero de Carga. Las cargas van numeradas con Serie y número. La serie que coge para las cargas es la misma que para el pedido, aunque tiene su propio contador.
• Estado. Control para marcar el estado de la carga. Opciones:
  - Abierta. La carga está creada, pero todavía no se ha empezado preparar.
  - Para preparar. La carga está lista para preparar y la acaba de recibir el técnico del almacén en la APP.
  - En preparación. La carga en preparación no se puede modificar (no se pueden buscar y añadir nuevos pedidos), ni sus pedidos asociados tampoco; pasan al modo “En proceso”.
  - Cerrada. La carga está cerrada y que no se puede modificar.
• Fecha de Alta. Fecha de Alta de la carga.
• Fecha de Entrega. Fecha Prevista de Entrega de la Carga.
• Tipo Cálculo Carga. Permite elegir la variable que queremos que nos tenga en cuenta para el cálculo de la Carga en el apartado de Cargas de Camiones. Disponible: Cantidad, Peso, Volumen.
• Estado Albaranes Traspaso. Estado en el que van a crear los documentos (albaranes/depósitos) cuando se traspasen. Entre las opciones: Abierto, Pendiente o En Tránsito (Por defecto).
• Botón Editar Pedido. Pulsando este botón nos permite editar los datos de la carga y añadir pedidos.
• Fecha Inicio/Fin Entrega Pedidos. Seleccionaremos el rango de fechas para incorporar los pedidos a la carga.
  
  Importante: la selección en este formulario es por la Fecha de Entrega de los Pedidos, no la fecha de los Pedidos.
   
• Botón Buscar Pedidos. Al pinchar en el botón localiza las líneas de los pedidos cuyas fechas de entrega están en el rango indicado en la selección anterior y los añade en la carga. Si un pedido está servido en parte, añade sólo las unidades pendientes de Servir. Si una línea de pedido ya está en una carga o servida completamente no lo añade en esta carga.
• Grid de Camiones disponibles en la Carga. Lista de camiones añadidos a esta carga, a los que podremos asignar los distintos pedidos cargados.

El procedimiento para crear la carga será primero pulsar el botón de Editar Pedido, para poder introducir los datos en este primer apartado, y una vez seleccionadas las fechas de Inicio y Fin de Entrega de Pedidos pulsaremos sobre el botón Buscar Pedidos para que busque los pedidos que cumplen esa condición y los añada a la carga. En la parte inferior de Camiones Disponibles en la Carga se introducen los vehículos de nuestra empresa que queramos asignar a la entrega de estos pedidos, añadiendo líneas por cada uno a través de la opción del menú de Agregar Camiones (imagen anterior).

Una vez seleccionados los datos del apartado de información pasamos al apartado de Cargas de Camiones, que muestra el siguiente formulario:

En la parte superior encontramos tantas pestañas como vehículos añadidos. Dentro de cada pestaña nos encontramos con los siguientes campos:

• Matrícula. Matrícula de la ficha del vehículo.
• Descripción. Nombre del Vehículo.
• Remolque. Matrícula del Remolque.
• Conductor. Nombre del personal de la empresa que será el encargado de la entrega de la carga.
• Botón Expandir. Pulsándolo nos expande todas las líneas de Pedidos de ese vehículo.
• Capacidad. Información de la capacidad indicada en la ficha del vehículo.
• Carga Actual. Total de carga de los pedidos añadidos a ese vehículo. La variable utilizada dependerá del Tipo de Cálculo elegido en el apartado de Información.
• Botón Orden de Carga. Este botón abre una ventana con el desglose de los artículos añadidos a la carga de ese vehículo, con la cantidad total de cada artículo:

También se pueden introducir los lotes aquí, para que el programa los distribuya y luego los asigne a cada albarán al crear los albaranes. Si los lotes se tuvieran que introducir posteriormente a la generación de albaranes, entonces debemos abrir la carga, introducir los lotes y pinchar en la parte superior del menú, en el apartado específico que indica: "Repartir Lotes".

• Líneas de Pedidos en el Camión. En este apartado nos aparecerán las líneas de los Pedidos añadidos a la carga. Pulsando con el botón derecho sobre la línea podemos traspasar el pedido a uno de los vehículos.
   

Según se va moviendo los pedidos a cada vehículo, podemos controlar la carga del mismo de forma visual mediante la barra de estado superior, indicando el porcentaje que está ocupado, o con la información que nos muestra los campos de Capacidad y Carga Actual. Se puede ajustar la carga de cada vehículo traspasando los pedidos entre los vehículos añadidos a esta carga. Para ello se selecciona las líneas de pedidos que queremos traspasar y con click derecho sobre la línea se selecciona el vehículo al que se quiere añadirlo. También se puede eliminar pedidos cargados seleccionando la línea y pulsando el botón SUPR.

Traspasar Pedidos

Esta opción se encuentra tanto en la vista de Preparación Carga de Pedidos como en la Carga Pedidos en Camión:

La acción permite traspasar de forma masiva varias cargas de pedidos de venta a albaranes o depósitos de venta a través del siguiente formulario:

En el formulario los campos disponibles son los siguientes:

• Traspasar cada pedido a su serie. Indica si queremos mantener en los albaranes la misma serie de los pedidos.
• Fecha de los Traspasos. Fecha con la que se crearán los albaranes.
• Primer Número de Albarán/Depósito. En caso de querer seleccionar una misma serie para todos los albaranes, indicaremos la serie y el numero.

Abajo se muestra el numero de pedidos que se van a traspasar. Pulsando sobre el botón Traspasar el programa crea los albaranes/depósitos que posteriormente muestra en la pestaña Albaranes Creados o Dspósitos Creados. Al mismo tiempo nos pone en la carga, el control de "Carga Cerrada".

Además, en los albaranes/depósitos de venta generados, se rellenan los datos de la matrícula del vehículo que lleva la carga (en el apartado de Transporte) o la información de los lotes correspondientes a cada línea del documento, si se han indicado en la carga.

Informes Cargas de Pedidos

Desde esta vista podemos crear filtros e imprimir cargas de las cargas de pedidos realizadas. Esta vista contiene todos los datos, tanto de la cabecera como de cada una de las cargas y nos permite emitir distintos listados, como por ejemplo, el listado de artículos pendientes de servir. Este listado nos muestra la mercancía que está pendiente de servir a nuestros clientes.

También se muestra cierta información de la carga en las vistas de Pedidos de Venta y Albaranes de Venta.