Cuando se adquiere una mercancía, el costo total no se limita únicamente al precio unitario del producto multiplicado por la cantidad de unidades. A este importe se le suman diversos gastos adicionales, como transporte, aduanas, fletes, entre otros.
Estos gastos totales se distribuyen entre los distintos productos, asignando a cada uno una proporción en función de su peso o valor. Por ejemplo, un artículo con un precio de 10 euros asumirá una parte mayor de los gastos que otro de 1 euro incluido en el mismo albarán de compra.

Anteriormente, el programa GotelGest ya permitía distribuir los gastos asociados a una compra entre las líneas del albarán. Con la nueva versión, esta funcionalidad se amplía, permitiendo además indicar la moneda y su cambio de cada tipo de gasto directamente desde la sección “Gastos distribuibles” del albarán.

Cada gasto (como Gastos Asociados, Flete Terrestre, Flete AM o Transporte) puede definirse en una divisa específica, junto con su tipo de cambio correspondiente. El sistema guarda la moneda y el cambio aplicado, aunque en las líneas del albarán los importes se muestran siempre en euros, que es la moneda base del documento.

De esta forma, el usuario puede gestionar múltiples divisas y tipos de cambio en los gastos distribuibles, manteniendo al mismo tiempo la coherencia en el cálculo y la distribución de los importes en euros dentro del documento.

Configuración del artículo para la distribución de gastos

Para que el proceso de distribución de los gastos adicionales (como transporte, aduanas o fletes) se aplique correctamente a todos los artículos incluidos en las líneas de un albarán de compra, es necesario activar la opción “Repercutir automáticamente Transporte y Dtos. PP de Compras en líneas” en el formulario del artículo, dentro de la pestaña Precios.

Al marcar esta casilla, el sistema permite que los importes de los gastos distribuibles se asignen proporcionalmente a cada artículo y se reflejen en el recalculo automático de sus precios de costo, garantizando así que el valor final del producto incorpore todos los gastos asociados a su compra.

Ejemplo práctico: distribución de gastos en una compra

A continuación, se muestra un ejemplo completo de cómo funciona el proceso de distribución de gastos en un albarán de compra y su efecto en el cálculo del costo del artículo y las tarifas.

1. Creación del albarán de compra

Para visualizar mejor los cálculos, se crea un albarán de compra con un régimen de IVA Nacional Exento (0%), de modo que los importes se muestren sin impuestos y los resultados sean más claros.
En este albarán se añade un artículo, por ejemplo “Teclado”, con una cantidad de 100 unidades y un precio unitario de 10,00 €, tal como se ve en la imagen siguiente:

 

2. Registro de los gastos distribuibles

En la pestaña “Gastos distribuibles” del mismo albarán, se introducen los siguientes importes:

Gastos asociados: 50,00 € en EUR

Flete terrestre: 40,00 PLN con cambio 0,2500, equivalente a 10,00 €.

El sistema muestra automáticamente el valor en euros según el tipo de cambio indicado.

Luego, se pulsa el botón “Distribuir en líneas”.
Estos gastos se tendrán en cuenta para recalcular el precio de costo del artículo, aunque el total del albarán no cambia al añadirlos, ya que se tratan de gastos internos de distribución.

3. Distribución y cálculo en las líneas del documento

Tras distribuir los gastos, el sistema actualiza las columnas del grid de líneas del albarán:

Las columnas de gastos distribuibles se ocultan hasta la acción de  “Distribuir en líneas”, haciendo más clara la visualización (imagen 4).

Se muestran las columnas con los importes calculados para Gastos Asociados, Flete Terrestre, Transporte y Flete AM (en este caso, solo se han aplicado los dos primeros, Imagen 5, marcado en verde).

En la columna “Precio Transporte (Gastos)” aparece la suma total de los gastos dividida por el número de unidades, es decir, el gasto por unidad (0,60 € en este ejemplo, marcado en amarillo).

Finalmente, en la columna “Nuevo Precio Costo” se muestra el nuevo costo del artículo, que incorpora los gastos distribuidos (marcado en azul).

4. Actualización automática en la ficha del artículo

Después de guardar el albarán, se puede comprobar en el formulario del artículo cómo se han reflejado los cambios:

En la pestaña Precios, se añade 0,60 € al campo “Transporte”.

Este importe se suma al campo “Costo Total”, que pasa de 10,00 € a 10,60 €.

 El campo “Último Precio Transporte” muestra el valor 0,60 €.

Resumen

Gracias a este proceso, el sistema:

Distribuye los gastos adicionales proporcionalmente entre los artículos.

Actualiza automáticamente los campos “Último Precio Transporte”, “Costo Total” y “Precio Costo Base”.

Recalcula correctamente los precios de venta según el tipo de cálculo y porcentaje configurados.

De esta manera, el valor real del artículo refleja no solo su precio de compra, sino también todos los costes asociados a su adquisición, garantizando una gestión precisa y actualizada de inventarios y márgenes.

6. Ejemplo adicional: distribución proporcional en varias líneas del albarán

En este segundo ejemplo, se muestra cómo el sistema distribuye los gastos adicionales entre varios artículos de un mismo albarán de compra, de forma proporcional al valor y la cantidad de cada uno.

En este caso, el albarán contiene tres artículos distintos con precios y cantidades diferentes.
En la pestaña “Gastos distribuibles”, se introducen los siguientes importes:

Flete terrestre: 20,00 €

Transporte: 40,00 €

Tras pulsar el botón “Distribuir en líneas”, el sistema reparte automáticamente estos importes entre los artículos, teniendo en cuenta el valor total de cada línea (precio × unidades).
Esto significa que los artículos con mayor importe total asumen una mayor parte de los gastos adicionales, mientras que los de menor valor reciben una proporción menor.

Cómo se calculan los importes

El sistema calcula automáticamente los gastos por línea según la fórmula:

(Flete + Transporte) × (Importe del artículo / Total del albarán)

De esta forma:

Los artículos más caros (como el Equipo portátil ) reciben una proporción mayor de los gastos.

Los artículos con menor valor (como el Ajo) asumen una parte más pequeña.

En la columna “Prec. Transporte (Gastos)” se muestra el importe de gastos por unidad, calculado dividiendo la parte asignada al artículo entre el número de unidades:

(Flete + Transporte asignado al artículo) / Unidades

Por último, en la columna “Nuevo Precio Costo”, el sistema actualiza automáticamente el costo unitario del artículo incluyendo su parte proporcional de los gastos adicionales.

Conclusión

Gracias a este mecanismo, el sistema garantiza que los gastos de transporte y otros conceptos distribuibles se repartan de manera justa y precisa entre los productos, basándose en su peso económico dentro del albarán.
Esto permite obtener un cálculo de costo real por artículo.