El apartado j) añadido en el artículo 29 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, establece la obligatoriedad de que los programas electrónicos utilizados en los procesos contables, de gestión o de facturación garanticen la legibilidad, conservación, trazabilidad, así como la integridad, accesibilidad e inalterabilidad de los registros, evitando alteraciones u omisiones de las que no quede constancia.

En el programa GotelGest.Net ha sido necesario introducir algunos cambios para cumplir con la legislación vigente. Las modificaciones principales son:

• La incorporación del borrado lógico en los documentos de venta.
• La creación del histórico de documentos, que registra todas las acciones realizadas.
• Adaptación para realizar envíos al servicio VERI*FACTU de la AEAT.

A continuación, se explican los cambios con más detalle.

1. Borrado lógico de documentos de venta

a) Las vistas de documentos de venta

Una de las novedades incorporadas en el sistema es la gestión del borrado lógico de los documentos de venta: presupuestos, pedidos, albaranes no facturados y depósitos.
Estos documentos pueden eliminarse (borrarse). Sin embargo, el sistema no elimina el registro de forma definitiva, conservando la trazabilidad y permitiendo su consulta posterior.

Cuando un documento se elimina, desaparece de la vista principal. No obstante, el sistema permite visualizar los documentos borrados mediante la opción del menú: Vista → Mostrar Borrados:

Al activar esta vista, los documentos eliminados aparecen tachados, para diferenciarlos visualmente del resto.

Al acceder a un documento que ha sido eliminado, el sistema muestra una marca de agua “BLOQUEADO” en el formulario y la barra de opciones superior aparece vacía, sin permitir acciones de edición, con lo cual los botones Eliminar y Acciones se encuentran deshabilitados (Imagen 1 y 2, marcado en naranja):

b) Particularidades en la vista de facturas

Lo anterior se aplica a los presupuestos, pedidos, depósitos y albaranes. Sin embargo, la vista de facturas tiene un comportamiento diferente debido a la integración con VERI*FACTU:

• Facturas borrador:
  Estas facturas sí pueden eliminarse de forma definitiva, ya que no son documentos fiscales.
  Al borrarlas, desaparecen completamente del sistema y no quedan registradas en la vista de “Mostrar Borrados”.
• Facturas verificadas (emitidas y enviadas a Hacienda):
  Estas facturas no pueden eliminarse, ya que forman parte del encadenamiento VERI*FACTU.
  Si es necesario anular una factura verificada, el sistema permite anularla, pero su registro se conserva dentro de la cadena.
  De esta forma, la factura anulada mantiene su huella y su posición en el encadenamiento, cumpliendo los requisitos del RD 1007/2023.

Al abrir la vista de Facturas de Venta y activar la opción: Vista → Mostrar Borrados, se mostrarán las facturas anuladas, que aparecen tachadas para distinguirlas de las facturas activas:

Más adelante se explicará en detalles las facturas anuladas.

En resumen:

2. Histórico Documentos Venta 

Cada documento de venta en el sistema cuenta con una ficha específica denominada “Histórico”, ubicada en el menú lateral, debajo del apartado AEAT.
Este histórico no debe confundirse con el histórico de VERI*FACTU mostrado dentro de la ficha AEAT, ya que ambos tienen finalidades diferentes:

• El Histórico VERI*FACTU recoge los registros técnicos relacionados con la comunicación y validación fiscal (huellas, estados de envío, encadenamientos, etc.).
• El Histórico Documentos Venta, en cambio, almacena los cambios operativos y de gestión realizados sobre el documento dentro del propio programa.

a) Función del histórico

El Histórico Documentos Venta tiene como finalidad ofrecer una trazabilidad completa de todas las acciones internas realizadas sobre un documento de venta.
En esta ficha se registran de forma automática los siguientes datos:

• Fecha y hora exacta en la que se realizó el cambio.
• Usuario que efectuó la modificación.
• Tipo de cambio (por ejemplo: creación, modificación, etc.).
• Descripción adicional del evento o acción registrada.

De esta forma, cada documento (presupuesto, pedido, albarán o factura) dispone de un registro interno que permite auditar la evolución del documento desde su creación hasta su estado final.

b) Características del registro

• Los datos del histórico se generan automáticamente; el usuario no puede modificarlos ni eliminarlos.
• Se mantiene un registro completo incluso si el documento ha sido borrado lógicamente o anulado.
• Los registros pueden consultarse en cualquier momento desde la ficha Histórico, accesible directamente desde el documento de venta.

c) Utilidad práctica

El Histórico Documentos Venta resulta especialmente útil para:

• Supervisar la trazabilidad interna de los documentos.
• Controlar acciones de los usuarios en entornos multiusuario.
• Revisar la secuencia de cambios previos a una validación o anulación.

En las siguientes imágenes se muestra el histórico de un albarán de venta facturado y una factura que originalmente era una factura borrador que ha sido validada: