Opciones por defecto de Empresa

Las opciones por defecto permiten configurar la aplicación para que sea más fácil trabajar con ella, permitiendo que varias de las opciones necesarias para crear un documento, un cliente… se nos incluyan por defecto sin necesidad de teclearlo cada vez. Aunque las opciones nos aparezcan de forma automática, se pueden modificar en los distintos documentos.

GotelGest.Net incluye dos tipos de opciones por defecto, las opciones por defecto de la empresa de trabajo, y las opciones por defecto del usuario, siendo las del usuario las que prevalecen sobre las de la empresa.

En este manual, nos vamos a central en las opciones por defecto dentro de la empresa de trabajo, las opciones son las mismas en las opciones por defecto del usuario.

Las opciones por defecto del usuario se encuentran en Utilidades/Preferencias Usuario mientras que las de la empresa de trabajo se centran en Archivo/Empresas/Mnto. Empresas Trabajo, y dentro del formulario en el apartado Opciones Defecto Empresa. El formulario es el siguiente:

Como se puede observar en la imagen, las secciones disponibles dependerán de los módulos que hayamos adquirido. En este caso, nos vamos a centrar en las opciones por defecto del apartado de Gestión que es el genérico:

Los cuatro apartados en los que se dividen son: Maestros, Compras, Ventas, Almacén y Planificación.

Maestros

Opciones Generales

Generar códigos automáticos al dar de alta cualquier maestro. En caso de marcar esta opción, la aplicación nos propondrá el código de manera automática al dar de alta un nuevo registro dentro de las tablas maestras.

Cantidad en nuevas líneas de documentos. Permite marcar una cantidad determinada para las nuevas líneas del documento.

Si utilizamos códigos numéricos, la aplicación incrementará el último valor existente en la tabla. En el caso de que usemos códigos alfanuméricos, si este código acaba en un número la aplicación le sumara uno, pero si acaba en una letra, la aplicación nos mostrará el último valor para que nosotros lo cambiemos.

Crear artículos

IVA por defecto. Será el tipo de IVA por defecto que aparecerá al dar de alta un nuevo artículo.

Código barras. Será el código de barras que aparecerá de forma automática al dar de alta un artículo.

Tipo cálculo costo. Tipo de cálculo que usará para calcular los precios, este tipo aparecerá de forma automática al darlo de alta.

Meses garantía Compras/Ventas. Son los meses que por defecto tendrán los artículos al darlos de alta.

Clientes

Régimen IVA. Régimen de IVA que aparecerá por defecto al dar de alta un cliente.

Tarifa. Tarifa que aparecerá por defecto al dar de alta un cliente.

Forma de pago. Forma de pago que aparecerá por defecto al dar de alta un cliente.

Agente de venta. Es el agente que por defecto atenderá a este cliente.

Banco remesa. Banco que utilizaremos por defecto para remesar los vencimientos del cliente.

Compañía de seguros. Compañía con la que aseguramos la facturación mensual de nuestros clientes, tipo crédito y caución… con el objetivo de evitar impagos.

Proveedores

Tarifa. Es la tarifa por defecto que aparecerá al dar de alta un proveedor.

Forma de pago. Forma de pago por defecto que aparecerá al dar de alta un nuevo proveedor.

Operario. Personal de nuestra empresa que mantiene el contacto con el proveedor que aparecerá por defecto.

Banco de pago. Banco por defecto que usaremos para pagar al proveedor.

No hay que olvidar que aunque estos datos aparecerán por defecto a la hora de dar de alta cualquier maestro, en los propios ficheros podrán ser modificados en base a nuestras necesidades.

Compras

Opciones Generales

Serie Genérica. Se trata de la serie que se incluirá por defecto al crear un nuevo documento de compra. Da igual del tipo de documento que se trate.

Almacén. Selección del almacén que se pondrá por defecto al dar de alta un documento de compra.

Agente Compra. Agente que se pondrá por defecto al dar de alta un documento de compra.

Forma Envío. Forma de envío que se pondrá por defecto al dar de alta un documento de compra.

Tarifa. Tarifa que se añadirá por defecto al dar de alta un documento de compra.

Opciones de series

Presupuestos, pedidos, albaranes y facturas. En caso de querer que se nos incluya una serie por defecto distinta a la general al dar de alta cualquiera de este tipo de documentos de compra, debemos indicarlo en este apartado.

Otros

Excluir albaranes del Extracto de proveedores. Si seleccionamos esta casilla, la aplicación excluirá los albaranes de proveedor en el extracto.

Avisar cuando hay facturas de abono a compensar. Si la opción está seleccionada la aplicación nos avisará cuando haya facturas de abono a compensar.

Incluir todos los albaranes en factura de compra. Si la opción está seleccionada, la aplicación nos incluirá todos los albaranes pendientes en una misma factura sin son del mismo proveedor.

Comprar al último precio de compra. Permite establecer el comportamiento de los precios en los documentos de compra, si está seleccionado se propondrá como precio de compra el último precio al que se compró dicho artículo. Se puede modificar en cada documento.

Generar pedido de compra. Mediante esta opción podemos indicar si queremos o no generar los pedidos de compra automáticamente al traspasar un presupuesto de venta a pedido de venta. En el propio proceso se puede modificar.

Usar pedidos de compra abiertos. Esta opción permite indicar si queremos usar los pedidos de compra en estado abierto o generarlos nuevos cada vez.

Generar albaranes de venta al recibir los pedidos de compra. Esta opción permite indicar si queremos que nos genere automáticamente los albaranes de venta cuando traspasemos el pedido de compra a albarán. Podemos modificar esta opción en el momento de capturar los pedidos de compra.

Actualizar siempre proveedor última compra en la ficha del artículo. Incluye en la ficha del artículo el proveedor al que le hemos hecho la última compra relacionada con dicho artículo.

Ventas

Igual que en la ficha de compras, podemos establecer las opciones genéricas para todos los documentos de compra.

Opciones generales

Serie Genérica. Permite seleccionar la serie a la que van a pertenecer por defecto los documentos de venta que demos de alta.

Almacén. Permite indicar el almacén por defecto que va a aparecer en los documentos de venta.

Agente Venta. Es el agente de venta que vendrá por defecto al dar de alta un documento de venta.

Forma Envío. Forma de envío que se incluirá por defecto al dar de alta un documento de venta.

Tarifa. Es la tarifa que se incluirá por defecto al dar de alta un documento de venta.

Opciones Series

Presupuestos, pedidos, albaranes y facturas. En caso de querer que se nos incluya una serie por defecto distinta a la general al dar de alta cualquiera de este tipo de documentos de venta, debemos indicarlo en este apartado.

Otros

Avisar si no hay stock. Si esta opción está marcada, la aplicación nos mostrará un formulario de aviso indicando que no hay stock disponible en ese almacén, dándonos la opción de cambiar de almacén o buscar uno similar.

Permitir vender sin stock. Si esta opción está marcada, podremos vender artículos aunque no tengamos Stock disponible en nuestro almacén.

Excluir albaranes del extracto de clientes. Si seleccionamos esta casilla, la aplicación excluirá los albaranes del proveedor en el extracto.

Avisar cuando hay facturas de abono a compensar. Si la opción está seleccionada la aplicación nos avisará cuando haya facturas de abono a compensar.

Mostar los XXXX últimos artículos vendidos al cliente. Permite que indiquemos la cantidad de líneas con los últimos artículos vendidos que se mostrarán en el formulario de últimas ventas por defecto. En el propio formulario se puede modificar para ver más o menos.

Estado nuevo albarán. Permite indicar el nuevo estado que tendrá el albarán al darlo de alta, si es Abierto o Pendiente. Si el albarán se encuentra en estado abierto, no se puede facturar.

Estado nueva factura. Permite indicar en qué estado deseamos que se creen las nuevas facturas de venta.

Forzar serie en documentos nuevos. Con esta opción forzamos a que siempre se utilice la serie por defecto al dar de alta nuevos documentos y no la del último albarán creado.

Lotes compuestos automáticos. Activando esta casilla, se asignarán lotes a los componentes de artículos compuestos que los manejen.

Descuentos consecutivos. Al activar esta casilla, los descuentos se calcularán consecutivamente en vez de sumados.

Ver pendientes cobros anteriores. Permite desactivar el mensaje que se muestra a la hora de cobrar facturas cuando el cliente tiene otras facturas anteriores pendientes.

Modificar albaranes pendientes. Indica si deseamos permitir modificar los albaranes que se encuentren en estado pendiente.

Modificar Facturas Pendientes. Indica si deseamos permitir modificar las facturas que se encuentren en estado pendiente.

Sacar PVP en líneas de compuestos. En los documentos de venta se indica por separado el importe de los artículos que componen el artículo compuesto.

Agrupar Envases Otra Pestaña. Válido para empresas que manejan envases asociados a los artículos. Esta opción permite agrupar todos los envases asociados a los artículos incluidos en un documento de venta en una pestaña llamada Envases.

Almacén

Los campos disponibles para la configuración de las opciones por defecto del Almacén son los siguientes:

Serie Genérica. Permite indicar a la serie a la que van a pertenecer los documentos que se den de alta relacionados con el almacén.

Tipo Movimiento. Permite indicar el tipo de movimiento que tendrán por defecto los partes de almacén que demos de alta.

Almacén. Permite indicar el almacén por defecto al dar de alta un documento.

Operario. Permite seleccionar el operario que aparecerá por defecto al dar de alta un parte de almacén.

Estas son las opciones incluidas dentro de la empresa de trabajo, pueden diferir un poco de las disponibles en las opciones por defecto del usuario. Sobre todo en las opciones relacionadas con la forma de comportarse la aplicación.