Este manual detalla los distintos métodos que podemos seguir para realizar la apertura del nuevo año en la aplicación Gotelgest.Net. Para ello, disponemos de dos opciones: de forma automática o de forma manual. Independientemente de la opción que elijamos, podemos realizar en cualquier momento la primera fase de creación de las series (preferiblemente antes de que acabe el año para tenerlas preparadas), y posteriormente realizar la segunda fase, que es donde configuraremos las series por defecto para que al dar de alta cualquier documento, nos salga automáticamente la serie seleccionada.

PROCESO AUTOMÁTICO

Esta opción permite generar las series y el nuevo ejercicio contable de forma automática. Para ello se debe acceder a GotelGest con un usuario con perfil de administrador y pulsar sobre Utilidades/Proceso Nuevo Ejercicio. El formulario que nos aparece es el siguiente: 

Nota: Si el código del ejercicio actual es 2024, la aplicación por defecto creará las nuevas series con el código 2025. En este caso, hay que modificarlo manualmente desde Archivo/Series Documentos. Internamente no afecta para nada, únicamente es tema de visualización.

Al entrar en esta ventana, la aplicación busca las series del ejercicio actual, mostrándonos en el grid izquierdo las que ha encontrado y en el derecho las series equivalentes que va a crear para el nuevo año.

Los botones que se pueden ejecutar antes de que termine el ejercicio actual:

Crear Series Nuevas: Obligatoriamente debe pulsarse en primer lugar para que puedan hacerse el resto de los puntos. Al pulsar el botón procederá a su creación en la tabla de Series.

Crear Ejercicio Contable: Si tenemos el módulo de contabilidad, pulsando esta opción nos creará el ejercicio contable correspondiente al nuevo año.

El resto de los botones que solo se activan tras “Crear Series Nuevas”, se recomienda ejecutarlos una vez estamos en el nuevo ejercicio:

Activar en Tablas Gestión: Esta opción actualiza la serie fija de facturación que pueden tener asignada las propias series, los clientes y proveedores.

Activar en Preferencias: Esta opción actualiza las opciones por defecto de la empresa y de los usuarios, sustituyendo las series viejas por las nuevas para que desde el momento que pulsemos este botón nos seleccione por defecto las nuevas series al crear documentos (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, etc.). Los módulos a los que actualizan estas preferencias automáticamente son: Gestión, Contabilidad, Producción, SAT y CRM.

El resto de los botones aparecerán o no en función de los módulos que tengamos activados en nuestra licencia:

Activar en Cajas TPV: En caso de disponer del módulo de TPV, esta opción permite activar las nuevas series de trabajo en las cajas, cambiando la serie configurada en cada caja por la nueva correspondiente. (ver punto B-4 de manual)

Activar en CSP: En caso de disponer del módulo de CSP, cambia las series de los recursos para la creación de partes de trabajo. (ver punto B-7 de manual)

Activar en Inventario: En caso de disponer del módulo de Inventario, cambia las series de la configuración de los recursos por las nuevas correspondientes. Es necesario que los dispositivos móviles sincronicen para empezar a usar esta nueva configuración.

Activar en Preventa: En caso de disponer del módulo de Preventa, cambia las series de la configuración de los recursos por las nuevas correspondientes. Es necesario que los dispositivos móviles sincronicen para empezar a usar esta nueva configuración.

Activar en Doc. gMovil: En caso de disponer del módulo de Sincronización, esta opción permite cambiar las series en las configuraciones. Es necesario que los dispositivos móviles sincronicen para empezar a usar esta nueva configuración. (ver punto B-8 de manual)

Como comentábamos anteriormente, no tenemos por qué ejecutar todos estos botones en el mismo momento, sino que podemos, antes de terminar el año, ejecutar las opciones de creación de series y de creación del ejercicio contable (por si tenemos que hacer algún apunte contable o documento ya del nuevo año) y posteriormente, cuando ya hayamos iniciado el año, ejecutar el resto de los botones para activar las series de forma definitiva a todos los usuarios.

PROCESO MANUAL

A través del proceso manual podemos generar series nuevas de forma autónoma, tanto para la parte de Gestión como para los distintos módulos que disponemos, y de igual forma aplicar estas series en las preferencias por defecto. 

1.Configuración nueva serie en Gestión

Para la configuración de las nuevas series en la parte de gestión de GotelGest.Net se deben de seguir los siguientes pasos: 

1.1- Dar de alta la nueva serie: Las nuevas series se dan de alta desde la opción de menú de Archivo/Series Documentos. El formulario es el siguiente:

A través de este formulario debemos de dar de alta tantas series como vayamos a utilizar a lo largo de la gestión del año nuevo.

1.2- Configurar las opciones por defecto: Una vez que tenemos dadas de alta todas las series requeridas, el siguiente paso es configurarlo dentro de las opciones por defecto de la empresa o de las opciones por defecto del usuario para que nos aparezca por defecto al dar de alta cualquier documento de compra o de venta. Cabe resaltar que las opciones por defecto del usuario prevalecen sobre las de la empresa de trabajo, aunque como su propio nombre indica solo sirven para el usuario en cuestión.

El formulario para la configuración de las opciones por defecto de la empresa está disponible desde la opción de menú Archivo/Empresa/Mto. Empresa Trabajo, y dentro de este formulario en el botón Opciones Defecto Empresa. El formulario es el siguiente:

En este caso iremos al apartado de Gestión, para configurar las nuevas series en las pestañas de Compras, Ventas y Almacén.

Para la configuración de las opciones por defecto del usuario, el formulario lo encontramos dentro de la opción de menú Utilidades/Preferencias Usuario, en el que tendremos las mismas opciones que las disponibles por defecto en la empresa.

Siempre las opciones por defecto del usuario tendrán preferencia sobre las de la empresa de trabajo.

Nota: En caso de utilizar una misma serie para todos los documentos nos valdría con seleccionarla únicamente en el campo de Serie Genérica. En cambio, si utilizamos series distintas para cada tipo de documento (presupuesto, pedido, albarán o factura) debemos de seleccionar la serie correspondiente en cada uno de los campos disponibles en el apartado de Opciones de Series.

Nota: En caso de versión de versión 4, las serie rectificativa se puede asignar de forma automática en las opciones por defecto de la empresa
 

2.Configuración nuevo ejercicio en Contabilidad

Para la apertura del nuevo ejercicio contable, simplemente debemos crear el nuevo ejercicio. Para ello debemos seguir los siguientes pasos.

2.1- Creamos el ejercicio. Para crear el nuevo ejercicio debemos acceder a la opción de menú de Contabilidad/Maestros/Ejercicios y seleccionar la opción de crear. Rellenamos los campos solicitados con los datos del nuevo ejercicio.

2.2- Establecer el ejercicio nuevo como activo. Podemos seleccionar el nuevo ejercicio para empezar a trabajar en él. Para ello debemos acceder a la opción de menú de Contabilidad/Maestros/Opciones Usuario.

Hay que recordar que se puede seguir trabajando en el ejercicio anterior estableciéndolo como ejercicio activo en cualquier momento.

3.Configuración nuevas series en módulo SAT

Para la configuración de la nueva serie para el módulo de Servicio de Asistencia Técnica SAT GotelGest.Net se deben de seguir los siguientes pasos:

3.1- Dar de alta la nueva serie: Como hemos mencionado en el apartado de gestión, las nuevas series se dan de alta desde la opción de menú de Archivo/Series Documentos.

Para que esta serie la podamos utilizar en el módulo de SAT debemos de verificar en la ficha de la serie, en el apartado de contadores de ventas, si tiene activa la opción de SAT Contratos de mantenimiento y SAT Avisos de Avería/mantenimiento, si no lo está, los añadiremos pulsando F2 y seleccionándolos en el desplegable.

3.2- Establecer la serie por defecto: Para establecer la serie por defecto dentro del módulo de SAT, para que cada vez que demos de alta un nuevo contrato de mantenimiento o aviso nos seleccione la nueva serie por defecto, debemos de acceder a la opción de menú de Utilidades/Preferencias de Usuario o bien en las opciones por defecto de la Empresa de Trabajo e indicarlo en el apartado de SAT.

4.Configuración nueva serie módulo TPV

Para la configuración de la nueva serie dentro del módulo de TPV, los pasos a seguir son:

4.1- Dar de alta la nueva serie: las nuevas series se dan de alta desde la opción de menú de Archivo/Series Documentos.

Para que esta serie la podamos utilizar dentro del módulo de TPV debemos de verificar en la ficha de la serie que estamos dando de alta, en el apartado de contadores de ventas, si tiene activa la opción de Tickets de Venta y la de Tickets de Venta, vales, si no lo está, los añadiremos pulsando F2 y seleccionándolos en el desplegable.

4.2- Establecer la serie por defecto: Para que cada vez que demos de alta un nuevo ticket de venta o vale se creen con la serie nueva, debemos de acceder a la opción de menú de TPV/Maestros/Cajas TPV. Debemos abrir cada una de nuestras cajas para configurarlo en sus fichas. El formulario es el siguiente:

Como se puede observar en la imagen, dentro del apartado de configuración es donde tenemos disponible las opciones relacionadas con las series.

También podemos configurar las series nuevas en la configuración general de la Tienda, desde el menú TPV/Maestros/Configuración Tiendas. Esta configuración sólo se usará para que, a la hora de crear cajas nuevas, estas se creen con la configuración que indiquemos en este formulario.

5.Configuración nueva serie en Producción

Para la configuración de las nuevas series dentro del módulo de producción se deben seguir los siguientes pasos:

5.1- Dar de alta la nueva serie: Como ya hemos mencionado dentro del apartado de gestión, las nuevas series se dan de alta desde la opción de menú de Archivo/Series Documentos.

Para que esta serie la podamos utilizar dentro del módulo de Producción debemos de verificar que la serie en cuestión que estamos dando de alta, dentro del apartado de contadores de compras, tiene activa la opción de Producción, si no lo está, lo añadiremos pulsando F2 y seleccionándolo en el desplegable.

5.2- Establecer las series por defecto: El siguiente paso es establecer las series por defecto, para ello debemos acceder en el menú Producción/Maestros/Configuración Maestros e indicarlo en la siguiente ventana:

6.Configuración nueva serie en CRM

Para la configuración de la nueva serie dentro del módulo de CRM de GotelGest.Net se deben de seguir los siguientes pasos:

6.1- Dar de alta la nueva serie: Las nuevas series se dan de alta desde la opción de menú de Archivo/Series Documentos.

Para que esta serie la podamos utilizar dentro del módulo de CRM debemos de verificar que la serie en cuestión que estamos dando de alta, dentro del apartado de contadores de ventas, tiene activa la opción de CRM Contratos de mantenimiento, si no lo está, lo añadiremos pulsando F2 y seleccionándolo en el desplegable.

6.2- Establecer la serie por defecto: Para establecer la serie por defecto dentro del módulo de CRM, para que cada vez que demos de alta una nueva oportunidad se cree con la serie del nuevo año, debemos de acceder a la opción de menú de Utilidades/Preferencias de Usuario o bien en las opciones por defecto de la Empresa de Trabajo.

7.Configuración nueva serie en Gestión de Proyectos

Para la configuración de la nueva serie dentro del módulo de Gestión de Proyectos de GotelGest.Net se deben de seguir los siguientes pasos:

7.1- Dar de alta la nueva serie: Las nuevas series se dan de alta desde la opción de menú de Archivo/Series Documentos.

Para que esta serie la podamos utilizar dentro del módulo de Gestión de Proyectos debemos de verificar que la serie en cuestión, dentro del apartado de contadores de ventas, tiene activa la opción de Partes de Trabajo, si no lo está, lo añadiremos pulsando F2 y seleccionándolo en el desplegable.
 

7.2- Establecer la serie por defecto: Para establecer la serie por defecto dentro del módulo de Proyectos, para que cada vez que un usuario dé de alta un parte de trabajo se creen con la nueva serie, debemos de acceder a la opción de menú de Archivo/Empresas/Recursos y configurarlo para cada uno de los usuarios que utilizan el módulo. El formulario es el siguiente:

8.Módulo Inventario 

Para la configuración de la/s nueva/s serie/s dentro del módulo de Sincronización para su uso en el GotelGest Móvil de las tablet, los pasos a seguir son:

8.1- Dar de alta la nueva serie: las nuevas series se dan de alta desde la opción de menú de Archivo/Series Documentos.

Debemos chequear en el apartado de contadores si tiene los contadores que queremos utilizar y podemos añadirlos pulsando F2 y seleccionándolos en el desplegable.

8.2- Configuración de series en recursos

Dentro del menú Archivo/Empresas/Recursos debemos entrar al detalle de cada recurso y su sección de Inventario se pueden cambiar tanto la serie por defecto como las de los documentos personalizados.

9.Módulo Preventa 

Para la configuración de la/s nueva/s serie/s dentro del módulo de Sincronización para su uso en el GotelGest Móvil de las tablet, los pasos a seguir son:

9.1- Dar de alta la nueva serie: las nuevas series se dan de alta desde la opción de menú de Archivo/Series Documentos.

Como los documentos que se pueden hacer desde estos dispositivos son Pedidos y Albaranes debemos chequear en el apartado de contadores de ventas, si tiene alguno de estos contadores o podemos añadirlos pulsando F2 y seleccionándolos en el desplegable.

9.2-Configuración de series en recursos

Dentro del menú Archivo/Empresas/Recursos debemos entrar al detalle de cada recurso y la pestaña Documentos de Preventa se pueden cambiar los documentos personalizados.