El primer paso para una correcta ejecución de los trabajos a realizar, es dar de alta los distintos proyectos en los que se encuentra inmersa nuestra empresa. Para dar de alta un nuevo proyecto debemos de hacerlo a través de la opción de crear disponible en la vista de proyectos a la que accedemos a través de la opción de menú Proyectos/Proyectos. El formulario es el siguiente:

Como se puede observar en el formulario, este consta de seis apartados que se pueden dividir a su vez en varias fichas. Vamos a comentar cada uno de ellos por separado.

Información

Apartado donde debemos incluir información genérica del proyecto, y que nos muestra a su vez la evaluación del mismo en cuanto a resultados.

Código: Campo único obligatorio que nos va a permitir identificar de forma inequívoca el proyecto en cuestión. Pulsando sobre F12, la aplicación nos proporcionará automáticamente el siguiente al último número introducido, siempre y cuando la numeración a seguir sea alfanumérica.

Nombre: Campo obligatorio donde debemos incluir en nombre del propio proyecto.

Cliente: Selección del cliente al que se le va a realizar el proyecto.

Tipo de Proyecto: Permite indicar el tipo de proyecto que vamos a desarrollar para el cliente de entre los distintos tipos que gestiona la organización.

Fecha: Campo de fecha donde se adjunta la fecha en la que se ha dado de alta el proyecto.

Generar Presupuesto: Esta opción incluida en el menú, nos permite generar el presupuesto del proyecto de forma automática. Para que la aplicación pueda generarlo, dentro de las opciones de usuario en Utilidades/Preferencias de Usuario, en la ficha de ventas, debemos de tener seleccionada la serie por defecto que vamos a utilizar para la realización de este tipo de presupuesto. Su generación se basa en las distintas tareas que se van a desarrollar en el proyecto y el costo de los recursos asignados a ello. Para ello los recursos en cuestión deben de tener un artículo asociado que será el que se incluya en la generación del propio presupuesto.

Todos los recursos pueden hacer partes de trabajo: Esta opción permite indicarle al proyecto que todos los recursos dados de alta en la aplicación pueden dar de alta partes de trabajo relacionados con las tareas de este proyecto.

Sumar Costos Materiales a Gastos: Cuando esta opción está marcada, sumará los costos de los partes de entrega de material (Albaranes de Venta) de la obra a los gastos que tenga el proyecto. El costo de los materiales se calcula dentro del albarán, multiplicando la cantidad por el precio medio de costo del producto.

Descripción: Campo de texto donde podemos incluir una descripción del proyecto en cuestión.

Nota Importante: En el apartado de Gastos podemos incluir los Albaranes de Compra que realizamos para el proyecto/obra, pero si incluimos las compras, no debemos marcar la opción de que coja los costos de los materiales en Albaranes de Venta, porque estaríamos duplicando el gasto

Totales

Dentro de este apartado de totales tenemos información genérica relacionada con el proyecto como es:

Fecha Inicio Prevista: Podemos indicarle al proyecto la fecha de inicio prevista. Aunque se trata de un campo orientativo, nos va a permitir saber si nuestras fechas previstas concuerdan con la realidad o no.

Fecha Fin Prevista: Podemos indicarle al proyecto la fecha de fin prevista. Aunque se trata de un campo orientativo, nos va a permitir saber si nuestras fechas previstas concuerdan con la realidad o no.

Fecha Primer Parte: Campo no editable que nos muestra la fecha del primer parte de trabajo dado de alta en la aplicación relacionado con alguna de las tareas del proyecto.

Fecha último Parte: Campo no editable que nos muestra la fecha del último parte de trabajo dado de alta en la aplicación, hasta el momento, relacionado con alguna de las tareas del proyecto.

Estado: Campo obligatorio que nos permite distinguir el estado actual en el que se encuentra el proyecto. Estos estados deben ser dados de alta previamente en la aplicación.

Activo: Campo de selección que nos permite identificar si el proyecto está en activo o no.

NS: Número de Sprint. Este campo meramente informativo nos permite indicar el número totales de sprints en los que se va a desarrollar el trabajo. Este campo está pensado para empresas que trabajan con fechas de entrega y plazos de desarrollo por periodos.

Resultados Proyecto

En este apartado nos encontramos con información genérica completamente actualizada sobre los resultados del proyecto. Estos campos son meramente informativos y no son editables.

Costo Recursos: Campo que nos muestra en euros nuestro coste total en recursos del proyecto hasta la fecha. Este costo es cogido de la propia ficha del recurso en cuestión cuando da alta un parte de trabajo relacionado con alguna de las tareas del parte de trabajo e incluye las horas empleadas en su desarrollo.

Total Gastos: Importe total de los gastos relacionados con el proyecto. Estos gastos se imputan dentro del apartado de contabilidad y están relacionados con los albaranes de compra dados de alta en la gestión.

Total Ingresos: Importe total de los ingresos relacionados con el proyecto. Estos ingresos se imputan dentro del apartado de contabilidad y están relacionados con los albaranes de venta vinculados con el proyecto y dados de alta en la gestión.

Diferencia: Campo que nos muestra la diferencia entre los ingresos y los gastos del proyecto.

Horas Estimadas: Suma de las horas estimadas en la realización de las distintas tareas relacionadas con el proyecto.

Horas Reales: Suma de las horas reales relacionadas con el desarrollo de las distintas tareas del proyecto. Estas horas son imputadas por los propios recursos cuando dan de alta sus partes de trabajo.

Diferencia: Campo que nos muestra la diferencia entre las horas estimadas y las horas reales de desarrollo del proyecto.

Costo Estimado: Importe total del costo estimado del proyecto. Este importe es el producto entre el costo del recurso por el total de horas estimadas.

Costo Real: Importe total del costo real del proyecto. Este importe es el producto entre el costo del recurso por el total de horas reales empleadas hasta el momento en el desarrollo del proyecto.

Diferencia: Diferencia entre el total del costo estimado del proyecto y el costo real.

Estado

%Completado: Campo que nos indica el porcentaje total completado del proyecto en base a las horas estimadas del proyecto y las horas reales por desarrollar.

%Pendiente: Campo que nos indica el porcentaje total pendiente del proyecto en base a las horas estimadas y reales desarrolladas.

Dirección y Datos Económicos

En la segunda pestaña del apartado de información es donde debemos indicar los datos económicos del proyecto.

Datos Económicos

Responsable: Campo donde podemos indicar el personal de nuestra empresa que es el responsable del proyecto en cuestión. El personal se da de alta desde la opción de menú Archivo/Empresas/Personal.

Régimen IVA: En caso de que el proyecto llevase un régimen de IVA distinto al del cliente, es aquí donde se debe indicar. Ejemplo: Si hacemos una obra de viviendas de protección oficial, posiblemente el IVA de los elementos iría al 7% en vez del 16%. Si el régimen de IVA es igual que el del cliente, no es necesario rellenar el campo.

Forma de Pago: La forma de pago por defecto del proyecto cuando hagamos facturas sobre él.

Domicilio de Cobro: Selección de la cuenta del cliente a la que emitimos los recibos de las facturas de la obra (en caso de hacerlo). Los domicilios de cobro se dan de alta directamente en la ficha del cliente dentro del apartado de domicilios de cobro.

Facturar Líneas Partes Trabajo: Debemos de seleccionar esta opción si queremos que las líneas de los partes de trabajo relacionados con el proyecto se incluyan en la factura origen.

Nota: Existen dos tipos de partes que podemos introducir al proyecto/obra:

a) Partes de Trabajo: Son partes de trabajo de recursos. Estos partes suman costos y tiempos al proyecto/obra. Si se marca esta opción, al hacer la Factura a Origen nos cogerá estas líneas.

b) Partes de Entrega de Material: Son albaranes de entrega de material. Al crear la factura estos partes siempre los coge y será luego en la factura a origen donde se podrán cambiar las cantidades. Los costos de los materiales de estos albaranes los cogerá si marcamos la opción descrita anteriormente de Sumar Costos Materiales a Gastos.

Estado del Presupuesto: Estado en el que se encuentra el presupuesto del proyecto, que puede ser: Aceptado, Rechazado, Cancelado y Pendiente.

Bruto Presupuesto, %Descuento PP, Base Imponible, Importe IVA y Total Presupuesto: Se trata de datos informativos, no modificables del presupuesto, cuyo resultado sale de la suma de cada una de las partidas del presupuesto.

Sumar Precio Venta Recurso al presupuesto: Con esta opción seleccionada podemos sumar el precio de venta del recurso (indicado en la ficha de recursos disponible en Archivo/Empresas/Recursos dentro del apartado de SAT) a la hora de generar el presupuesto, indicando en el presupuesto las horas del personal con el pvp del mismo.

Dirección de Envío: En caso de que la ubicación del proyecto no sea la misma que la del Domicilio Fiscal del Cliente, podemos indicarlo en este apartado. Al pinchar en seleccionar, si no existe, podemos crear un nuevo domicilio. Estos domicilios se localizan en la ficha del cliente en el apartado de Direcciones envío.

Personas Contacto

En esta tercera pestaña del apartado de Información es donde seleccionaremos las personas de contacto relacionadas con el proyecto/obra. Estas personas de contacto se seleccionan de la ficha del cliente en el apartado de Personas Contacto. En este caso, al seleccionar una persona, si no existe, la podremos dar de alta pulsando el botón de nuevo. Al pulsar sobre el botón de nuevo nos aparecerá un pequeño formulario desde el que podremos dar de alta una nueva persona de contacto de forma sencilla y rápida. Este formulario es el siguiente:

Una vez que la tengamos dada de alta se incluirá automáticamente al apartado de Personas de Contacto de la ficha del cliente.

Observaciones

En el apartado de observaciones podemos incluir información relacionada con el proyecto en cuestión. Se trata simplemente de un campo de texto.

Contexto de Uso/Restricciones

Hay veces que los distintos proyectos poseen unas características específicas de contexto de uso bajo sin las cuales no funciona el proyecto sobre el que estamos trabajando. Lo mismo ocurre con las restricciones de uso o trabajo que pueda tener. Simplemente se trata de un campo de texto donde podemos incluir toda esta información.

Entregables

En todos los proyectos a desarrollar existe cierto material que hay que entregar al cliente como verificación del trabajo desarrollado. En este campo podemos incluir toda aquella información o documentación que se deberá entregar al finalizar el proyecto (Ej. manuales de uso, cd formación...).