Los contratos de mantenimiento (Acuerdos para proporcionar soporte durante las fechas de cobertura especificadas o durante un número de casos o un período de tiempo determinados. Cuando los clientes se ponen en contacto con el servicio al cliente, el nivel de soporte que reciben depende de su contrato) registran los contratos de nivel de servicio y los derechos que adquiere un cliente.

Puede crear contratos para clientes existentes que especifiquen el tipo de servicio y las condiciones que se aplican a cada cliente. Esta información incluye la duración del contrato, el número de incidentes de casos o minutos de servicio adquiridos. Los contratos también pueden incluir las notas para esos derechos, para registrar detalles adicionales, como el tiempo de respuesta, y detalles del servicio, como el tipo de servicio y la facturación por la mano de obra, piezas y otros gastos.

Los nuevos contratos se crean en función de los tipos de contrato, que definen de forma previa cierta información como, por ejemplo, los tipos de cobertura. Sólo puede crear contratos para cuentas existentes.

Serie/ Numero. Serie y número que va a tener el contrato. El número es asignado automáticamente.

Fecha. Fecha en la que se da de alta el contrato.

Estado. Muestra el estado actual en el que se encuentra el contrato. Puede ser: Aceptado, Cancelado, Precontrato o Rechazado. Solo aquellos contratos cuyo estado sea Aceptado podrán renovarse, facturarse y generar avisos.

Cliente. Selección del cliente al que se le hace el contrato. Una vez seleccionado podemos acceder a su ficha completa simplemente pinchando sobre el botón de Ficha.

Agente Comercial. Agente encargado de las labores comerciales del contrato. Una vez seleccionado podemos acceder a su ficha completa simplemente pinchando sobre el botón.

Datos del Tipo de Contrato

Tipo de Contrato. Tipo de contrato elegido como base para crear el nuevo contrato.

Importe Contrato. Importe que se va a facturar al cliente por el contrato.

% Dto. Se puede indicar un porcentaje de descuento que se aplicará en la cuota del contrato.

Fecha Inicio y Fin. Fechas de validez del contrato. Se actualizan automáticamente en cada renovación.

Meses de Garantía. Podemos indicar la cantidad de meses de garantía que tiene el contrato y que se sumarán para calcular la fecha fin.

Forzar Fecha de Fin Manual. Si marcamos esta opción, nos permitirá escribir la fecha fin y que sea distinta al cálculo normal.

Renovación Automática. Indica si el contrato está preparado para ser renovado automáticamente.

Última Renovación. Importe, descuento y Fecha de la última renovación del contrato.

Cliente de Terceros. Cliente al que se debe facturar el contrato, en caso de que no sea él mismo.

Forma de contrato. Se obtiene según el tipo de contrato.

Integral, Se incluye todo a un precio fijo periódico.

Por horas, se maneja un pack de horas máximo, se pueden establecer tramos de minutos para generar un mínimo de tiempo y establecer el precio por tramo.

Por casos, se controlará el número de casos atendidos y el precio por caso para cuando supere el máximo se avise al operador para que tenga constancia.

Facturación directa: serán aquellos contratos que generarán una línea para facturar a cada petición, según el tramo de tiempo y el precio establecido.

Sobreuso Permitido: consentirá atender a los clientes cuando superen el máximo de lo que tengan contratado.

Servicios del contrato: se añadirán las líneas de los servicios que se contraten para que se facturen correctamente.

Dentro de la segunda pestana del apartado de Contrato es donde podemos configurar los datos adicionales relacionados con el contrato.

Domicilio de asistencia (cuando es distinta de la habitual del cliente)

Código. Código numérico que asignaremos a la campaña a fin de su identificación interna.

Nombre. Nombre comercial de la campaña.

Domicilio. El domicilio social o fiscal, indicando calle, número, bloque, piso, puerta, etc. 

Localidad. Del domicilio de la Entidad.

Datos adicionales del contrato

Incremento en Importe. Importe en que se incrementará el contrato en cada renovación.

Incremento en Porcentaje. Porcentaje en que se incrementará el contrato en cada renovación.

Tiempo máximo de respuesta (horas). Tiempo máximo acordado para atender un caso del cliente expresado en horas.

Datos de la cancelación

Contrato Cancelado. Indica si el contrato se encuentra cancelado.

Fecha Cancelación. Indica la fecha de cancelación del contrato.

Motivo de la cancelación. Descripción del motivo por el que se cancela el contrato.

En la pestaña Descripción Extendida podemos ampliar la descripción y otros conceptos del contrato.

En la pestaña Mensajes del contrato se podrán configurar los mensajes que aparecerán cuando se dé el caso (Contrato cancelado, Contrato tramitándose, Contrato fuera de validez, etc.)

La aplicación también permite Bloquear el Contrato en el caso de que se cumpla alguna de estas condiciones.

En la pestaña Avisos del contrato se pueden dar de alta avisos para que se muestren de manera emergente al llegar una fecha determinada.

Una vez que se realice el aviso podemos desactivar el mensaje desmarcando la casilla Activo.

En el apartado de Facturación se deberán indicar los datos necesarios de calendarios, importes y conceptos para la facturación del contrato.

Tipo de Facturación. Se indica cómo se facturará el contrato. Puede ser: Anual o Mensual.

Número de Facturas. Número de facturas a realizar en el periodo elegido (año o mes). Es lo mismo decir Facturación Anual, 12 facturas que facturación mensual, 1 factura, pero nunca facturación mensual de 12 facturas pues nos haría una multiplicación de 12 x 12.

Día preferible del Mes. Selección del día del mes en el que queremos sacar las facturas.

Importe por Factura. Es el importe por cada una de las facturas. Este importe por defecto es a BASE IMPONIBLE, a no ser que el cliente en su ficha tenga una tarifa con IVA Incluido y entonces al hacer el albarán y la factura toma el importe con IVA incluido.

Forma de Pago. Selección de la forma de pago de las facturas.

Domicilio de Cobro. Selección del banco y cuenta bancaria para recibos domiciliados. Tiene que estar dado de alta en el apartado de "Domicilios de Cobro" del cliente del contrato en cuestión.

Concepto Facturación. Concepto que aparecerá en el cuerpo de la factura.

Adjuntar Texto Periodo. Se adjuntará al concepto de facturación la descripción del periodo que estamos facturando si esta casilla está seleccionada.

Adjuntar Descripción Servicios. Se adjuntará al concepto de facturación la descripción de los servicios del contrato si esta casilla está seleccionada.

Facturar Materiales de Avisos con la cuota de mantenimiento. Si tenemos activada esta casilla, podremos facturar los avisos asociados a este contrato junto con la cuota de mantenimiento. Es decir, aparte del contrato de mantenimiento se facturarían también los avisos asociados que también tengan seleccionada esta opción.

Primera fecha factura y Calcular Facturas. Al poner la primera fecha de Factura, y pulsar sobre el botón Calcular Facturas, la aplicación nos calcula de forma automática el calendario de Facturación. Una vez calculado, podremos modificarlo.

La fecha es importante porque a la hora de facturar es la fecha que tendrá en cuenta el programa de Facturación de Contrato.

Cuando un periodo está facturado, nos aparecerá el número de factura y fecha real.

Haciendo un doble clic nos llevará a la factura en cuestión.

En la sección de Facturas Anteriores podremos ver la relación de facturas de periodos anteriores relacionadas con el contrato en cuestión.

El tercer apartado del formulario hace referencia a los Casos de Soporte solicitados por el cliente, relacionados con el contrato. La vista nos ofrece las mismas opciones que las vistas principales del programa.

En la parte inferior aparece un resumen con datos significativos del contrato en el periodo de validez del mismo. Los datos que se muestran en la vista de todos los contratos son:

Casos Realizados. Número de casos atendidos al cliente en el periodo indicado.

Horas Realizadas. Horas totales dedicadas en la atención de casos al cliente.

Importe Servicio. Importe cobrado al cliente por el servicio realizado (importe de contrato).

Costo Realizado. Suma de los costos de los recursos que atendieron los casos.

Beneficio. Porcentaje e importe de beneficio que se ha obtenido con el contrato del cliente.

Existen otros campos que se muestran cuando el contrato es de otros tipos.

En el apartado de Actividades se muestra una vista avanzada con totas las actividades realizadas y relacionadas con este contrato:

Como se puede observar en la imagen, la vista nos ofrece las mismas opciones que las vistas principales del programa.

El apartado de Documentos contiene los documentos adjuntos en su biblioteca, como en el resto de la aplicación.