En este apartado es donde podemos dar de alta todos los contratos de mantenimiento que tengamos con nuestros clientes.

Como se puede observar en la imagen, el formulario consta de distintos apartados que explicaremos a continuación.

Como se puede observar en la imagen, el primer apartado hace referencia al contrato. Este a su vez se encuentra dividido en varias secciones o pestañas que son: "Contrato Mantenimiento", "Instalación Objeto Contrato", “Otras Instalaciones”, “Mensajes del Contrato” y “Renovaciones”.

Contrato de Mantenimiento

Serie/Número. Campo obligatorio que nos indica la serie y el número del contrato de mantenimiento. Si en las opciones de usuario tenemos puesta la serie genérica en Ventas, la toma de forma automática de ahí. En Series de Documentos debe de haber al menos una serie que contenga el contador de "SAT Contratos Mantenimiento" en el apartado de Venta para poder utilizarse aquí.

Cliente. Selección del cliente al que se le hace el contrato de mantenimiento. Una vez seleccionado podemos acceder a su ficha completa simplemente pinchando sobre el botón Ficha.

Referencia Contrato. Se puede indicar una referencia que es como identifica el cliente el contrato para que aparezca como referencia en las facturas generadas.

Agente Comercial. Posibilidad de asignar el agente de Venta que ha hecho el contrato de mantenimiento. Una vez seleccionado podemos acceder a su ficha pulsando sobre el botón Ficha.

Fecha. Fecha en la que se da de alta el contrato de mantenimiento.

Estado. Selección del estado del contrato. Puede ser:

Precontrato. Estado para indicar que el contrato está presentado al cliente y a la espera de su firma.

Aceptado. Para cuando el cliente acepta el contrato. Sólo aquellos contratos cuyo estado sea Aceptado podrán renovarse, facturarse y generar avisos.

Rechazado. Cuando el contrato es rechazado por el cliente.

Cancelado. Cuando el contrato es cancelado por algún motivo.

Empresa. Nombre de nuestra empresa que realiza el contrato al cliente.

Datos del contrato 

Tipo de Contrato. Selección del tipo de contrato que estamos dando de alta.

Importe Inicial Contrato. Importe del contrato en el momento de la firma. Este dato no se modificará con las sucesivas renovaciones, permaneciendo siempre como el importe original del contrato.

Fecha Inicio y Fecha Fin: Son las fechas de inicio y fin que indican si el contrato está en vigor o no. Indicaremos la Fecha de Inicio y se nos calculará automáticamente la Fecha Fin en función de lo introducido en el campo Duración en Meses. Al renovar el contrato, estas fechas se actualizarán generando un nuevo periodo.

Renovación Automática. Seleccionaremos esta opción para que se permita la renovación automática de este contrato, proceso que se hará mediante la utilidad de "Renovación de Contratos".

Mantener Visitas y Revisiones Anuales. Si activamos esta casilla, en el proceso de renovación de los contratos copiará en el nuevo año renovado las fechas de las visitas exactamente como estuvieran configuradas en el año anterior. Si está desactivada, las vuelve a calcular según los datos configurados en el contrato.

Importe Renovación y Fecha Última Renovación. Cuando el contrato se renueva, aquí va indicando el importe y las fechas de renovación. Por lo tanto, si queremos cambiar el importe tras una renovación tendremos que indicarlo en esta casilla, que será de donde tome el dato para calcular la facturación del periodo.

Núm. Renovación. Indica las veces que se ha renovado el contrato. Podemos verlas en la pestaña renovaciones que veremos a continuación.

Cliente de Terceros. Cliente al que se debe facturar el contrato, en caso de que no sea él mismo que al que se le hace el contrato.

Cobertura

Cobertura. Cobertura que tiene por defecto el contrato en cuanto a Desplazamiento, Materiales y Mano de Obra. Lo configuraremos como 100% si está incluido en el contrato y no queremos facturarle a parte alguno de estos conceptos.

Incremento en Importe. Importe que se incrementó en la última renovación.

Incremento en porcentaje. Porcentaje que incrementó en la última renovación.

Duración en Meses. Campo donde incluiremos el tiempo de duración del contrato, para el cálculo de la Fecha Fin y para las renovaciones.

Tiempo máximo de respuesta. Podemos indicar el tiempo acordado con el cliente en que se le dará respuesta a sus avisos, de forma que al crearlos nos rellenará la fecha límite de atención de cada aviso.

Forma contrato

Integral: Se incluyen unas coberturas a un precio fijo periódico.

Por horas: El contrato se facturará por horas. Se puede indicar un Pack de horas incluidos en la cobertura del contrato y establecer tramos de tiempo para generar un mínimo de minutos por intervención. Si marcamos la Facturación directa podemos establecer el Precio por Tramo.

Por Avisos: El contrato controlará el Número de Avisos atendidos, facturando por este. Cuando supere el máximo se avisará al operador para que tenga constancia. Si marcamos la casilla de Facturación directa, podemos indicar el Precio por aviso.

Facturación directa: Campo informativo que al marcarlo permite indicar el precio por aviso o por tramo de tiempo acordado con el cliente.

Sobreuso Permitido: Si marcamos esta casilla, se permitirá atender a los clientes cuando superen el máximo de lo que tengan contratado.

Notas Cancelación

Esta sección se habilita en el momento cuando el estado de contrato se cambia a Cancelado.

Fecha Cancelación. Campo donde podemos indicar la fecha de cancelación.

Motivo Cancelación. Desde la lista de valores se elige un motivo de cancelación del contrato.

Notas Cancelación. El campo donde se puede escribir más detalles de la cancelación.

Descripción Extendida/Observaciones

 
Campo de texto para añadir cualquier tipo de anotación.