En la vista de Avisos de Asistencia tenemos cada uno de los avisos que vamos creando tanto de forma automática (al generar avisos de las visitas programadas en los Contratos), como los creados manualmente en esta vista.
 

Acciones Vista Avisos de Asistencia

En la vista de Avisos de Asistencia existen las siguientes Acciones para los avisos seleccionados.

Crear Intervención. Crea una intervención del aviso seleccionado.

Cambiar Asignación. Permite cambiar la asignación del aviso seleccionado: la fecha y el Técnico asignado.

Si activamos la casilla de Cambiar Fecha, nos asigna los avisos a la Fecha establecida. Si la dejamos sin activar, no hace caso de este valor.

De la misma manera, si activamos la casilla de Cambiar Técnico, asignará los avisos al Técnico seleccionado y si la dejamos sin activar, no hace caso de este valor.

Abajo no indica el número de avisos seleccionados a los que se aplicaran estos cambios.

Cerrar Aviso/Albaranar. Permite cerrar el aviso seleccionado cambiándole de estado y generando los albaranes de sus intervenciones en caso de que tengan materiales pendientes de facturar.
 

Seleccionaremos la Serie, Forma de Pago y Almacén que tendrá los albaranes generados y si queremos hacer Un Albarán por Intervención o Un Albarán para todas las intervenciones. También podemos Facturar los Albaranes en este mismo momento o sólo generar los albaranes.

Por defecto se cambiará al estado final establecido en las opciones de la empresa, aunque se puede cambiar por otro estado final. 

También se pueden ver las Intervenciones del aviso en la segunda pestaña del formulario.

Mapa. Muestra todos los avisos de la vista en el mapa.

En la parte izquierda se muestra una leyenda con los distintos iconos. El color del icono del técnico será en función del configurado en la ficha de cada recurso. Pulsando sobre el icono del operador nos abrirá una nota con los datos generales del aviso.

En la parte inferior podemos ver una lista de avisos sin localizar. Si pulsamos el botón Localizar de la derecha, nos abrirá en otra ventana un mapa en el que situaremos esa dirección, guardando las coordenadas para el futuro.

La barra de la derecha del mapa nos permitirá aumentar o reducir el zoom y para movernos de un lado a otro pulsaremos en el ratón los dos botones, derecho e izquierdo, y sin soltar desplazaremos la vista en cualquier dirección.

Avisos

Pulsando sobre Crear daremos de alta un nuevo aviso, abriéndonos un formulario como el siguiente:

Como se puede observar en la imagen, el formulario consta de distintos apartados y secciones que a continuación iremos comentando.

Avisos

Número. Campo único y obligatorio que nos permite distinguir la serie y el número del aviso. Podemos configurar que estos campos se rellenen de forma automática en las opciones por defecto de la empresa o del usuario, de forma que al crear un aviso asignará la serie de las preferencias y rellenará el número con el siguiente correlativo que toque.

Fecha. Fecha de creación del aviso.

Fecha Emisión. Fecha en la que se imprime el boletín del aviso de asistencia.

Operador. Selección del nombre de la persona que se encarga de recoger las visitas. Para poder seleccionar el trabajador debe estar dado de alta como Recurso (SAT/Maestros/Recursos) y tener marcada la opción de “Es Operador”.

Datos de la Instalación

Cliente. Selección del cliente que emite el aviso. En caso de que no lo tengamos registrado en nuestra base de datos podemos darlo de alta pulsando en de la ventana de selección. Este formulario nos permite dar de alta los datos principales de un nuevo cliente de forma muy rápida y sencilla.

Instalación. Selección de la instalación del cliente relacionada con el aviso. Si el cliente seleccionado ya tuviera instalaciones creadas, nos aparecerían para seleccionarlas, si no podemos darlo de alta mediante el botón de la ventana de búsqueda de la instalación. Según si en las Preferencias de Usuario tenemos activada la opción de “Ficha Elementos ampliada al crear avisos”, la ventana de alta de la nueva instalación será la completa o una más abreviada con los datos básicos necesarios para crearla y agilizar el proceso de alta del aviso. (Para más información sobre dar de alta la instalación ver el capítulo Instalaciones del Manual)

Número Serie/Modelo. Datos informativos de la instalación seleccionada.

Datos del Contrato

Seleccionaremos un contrato de mantenimiento relacionado con este aviso. Si la instalación seleccionada previamente tiene ya un contrato asociado, éste será asignado de forma automática rellenando su serie y Número. En los campos adyacentes tendremos la información del Tipo de contrato, el Estado (si está en Precontrato, Aceptado, Rechazado o Cancelado) y si está En Vigor. No obstante, podemos ver la ficha completa del contrato pulsando el botón .

Datos del Aviso

Tipo de Aviso. Clasificación del aviso (Avería, mantenimiento, reclamación, etc.). Tenemos que crearlos previamente en SAT/Maestros/Tipos de Avisos.

Síntoma. Tipo de síntoma de la avería que nos comenta el cliente que da el aviso. En el recuadro de debajo podemos detallar la información que nos da el cliente (Descripción del síntoma). Al seleccionar el síntoma, nos muestra en la parta derecha los Tiempos Teóricos y Medios de Intervención de los técnicos por ese síntoma. El Tiempo Teórico es un tiempo configurado por nosotros en el tipo de síntoma, mientras que el Tiempo Medio es el cálculo de los tiempos medios de todas las intervenciones realizadas con este mismo Síntoma.

Tiempo Intervención Teórico/Medio. Tiempo estimado que suele tardar un técnico en solucionar la avería seleccionada.

Asistencia Mantenimiento. Seleccionaremos la casilla si queremos que el aviso se gestione como asistencia del contrato de mantenimiento del cliente, aplicando las condiciones del mismo. Por ejemplo, si es un contrato por horas y marcamos esta casilla, el tiempo de las intervenciones de este aviso las descontará de su bono.

Mandar Presupuesto Previo. Campo informativo para indicar que tenemos que mandar el presupuesto del trabajo al cliente.

Revisión Programada. Esta casilla aparece seleccionada cuando el aviso procede de las visitas programadas de los contratos de mantenimiento.

No Facturar. Marcaremos esta casilla para que no se permita facturar la asistencia del aviso.

Código Confirmación Cita. Se utiliza junto con la aplicación web Reserva Citas. Cuando se crea un nuevo Aviso de Asistencia, en el formulario automáticamente se rellena el campo Código Confirmación Cita con un número únicamente asignado a este aviso. Este código sirve como Código de Confirmación en la web que el cliente tiene que rellenar junto con su DNI para acceder a fijar su cita.

Prioridad. Selección de la prioridad que le asignamos al aviso. Podemos definir los tipos de prioridad en SAT/Maestros/Prioridades Avisos.

Estado del Aviso. Selección del estado en el que se encuentra el aviso en cada momento. (Abierto, en coche, a presupuestar, en taller, etc.). Podemos definir los tipos de prioridad en SAT/Maestros/Estados de Avisos.

Datos de la Asistencia

Técnico. Seleccionaremos el técnico que tendrá que realizar el trabajo del aviso. Los distintos técnicos los daremos de alta desde SAT/Maestros/Recursos, marcándoles en su ficha la casilla de Es Técnico.

Fechas previstas de asistencia (fechas de inicio y de fin comprometidas) tenemos tres opciones:

Ir el. Indica que queremos que el aviso se atienda en esa fecha exacta. En la agenda, saldrá el aviso sólo en la fecha indicada. Si tiene técnico, aparece en la agenda del técnico, sino tiene técnico asignado aparecerá en la columna de avisos sin asignar.

Desde. Indica que tenemos que hacer el aviso desde esa fecha en adelante. Mientras no asignemos una fecha y una hora de asistencia fija, nos aparecerá todos los días en la agenda.

Entre el. Indicamos que queremos que nos aparezca en la agenda entre la fecha de inicio y fecha de fin seleccionada.

Entre las. Horas en las que nos ha dicho el cliente que podemos ir al aviso.

Tiempo Máximo de Respuesta (Horas). Es un dato que viene del contrato de mantenimiento y se puede modificar para indicar el tiempo máximo que tiene el técnico para atender el aviso. Automáticamente se calcula una Fecha Límite que si no tiene Fecha de Asignación se convierte en la Fecha de Asistencia.

Fecha Asignación. Permite seleccionar la fecha en la que ha sido concretada la intervención del aviso, así como especificar el horario. Siempre que se rellene se establecerá como Fecha de Asistencia.

Fecha Asistencia. Es la fecha en la que se realizará la asistencia del aviso y en ese día aparecerá en la agenda. La tomará primero de la Fecha de Asignación, y si está vacía de la Fecha Límite. Si ambas están vacías no se rellenará y el aviso seguirá pendiente de asignación.

Agenda  . A través de este botón podemos abrir la agenda con la planificación de todos los avisos. Si tenemos técnico seleccionado nos muestra su agenda solamente, si tenemos el campo vacío nos muestra la agenda de todos los técnicos para asignar el aviso al que queramos (Para más información de la Agenda ver el capítulo de Agenda del manual).

Mapa  . Esta opción permite geolocalizar el aviso en un mapa y verlo junto con las posiciones de los técnicos, para por ejemplo saber si un técnico está cerca del lugar y asignarle en ese momento el aviso. El icono que nos señala el lugar de asistencia dependerá del estado del aviso (a la derecha del mapa tenemos la leyenda explicativa).

Personas del Aviso y Contacto de Asistencia

Proporcionado por. Cuando quien da el aviso no es el mismo cliente, tenemos la posibilidad de indicar su nombre.

Administrador. Si el cliente tiene administrador, nos muestra su nombre y podemos indicar si es la persona que da el aviso. También podemos ver su Ficha.

Contacto. Nos permite seleccionar una persona de contacto del cliente. Nos muestra alguna información de su ficha en el campo Cargo/Vivienda/Tfno. pero también podemos ver su Ficha completa.

Email Notificación. Permite elegir desde la lista de valores a quien se debe que enviar el email de notificación: Administrador, Cliente, Dirección del aviso, Presidente (es la persona de contacto con el cargo Responsable) o al Contacto del cliente. Hay opción Manual para tener la opción de escribir la dirección del correo electrónico en el campo de abajo.

Direcciones y Notas

La segunda pestaña del apartado de avisos hace referencia a las direcciones y otra información relativa a los Datos del cliente del aviso.  

En caso de que la Dirección de Asistencia sea distinta a la de la ficha principal del cliente, en este apartado seleccionaremos la dirección alternativa entre las distintas direcciones de envío dadas de alta en la ficha de ese cliente. También podremos crear una nueva dirección de forma rápida que se añadirá a la ficha del cliente, pulsando el botón de Nuevo desde la ventana de búsqueda de direcciones.

También, en este apartado podemos añadir una serie de Observaciones o Notas internas que podremos añadir al modelo de impresión del boletín.

Material Pedido y Presupuesto

En esta pestaña del apartado de Avisos tendremos la información relativa a Pedidos y Presupuestos de compra necesarios para resolver la asistencia, así como el Presupuesto de Venta previo enviado al cliente.

El formulario que nos permite dar de alta una nueva dirección de Asistencia relacionada con el cliente es el siguiente:

Presupuesto Previo/Parte de Almacén

Presupuesto. Si el cliente desea un presupuesto de venta previo, podremos darlo de alta desde aquí o asociar uno ya creado y así poder consultar directamente el Importe de los materiales, Mano de obra y Desplazamiento presupuestados. Cuando el aviso procede de una revisión programada, este presupuesto se puede generar de forma automática desde la pestaña Revisiones del aviso, con los “Artículos para Revisión”. 

Presupuesto Compra. Podemos elegir un presupuesto de compra previamente creado con los materiales necesarios para el aviso o crearlo desde la ventana de búsqueda. Este presupuesto también se puede generar de forma automática desde la pestaña Revisiones con los “Artículos para Revisión”.

Parte Almacén. Parte de almacén que se crea si hacemos la facturación del aviso según el presupuesto de venta asociado. Esto lo hace para ajustar el stock de los materiales de la intervención y que no se resten dos veces, ya que el baja de stock lo hace de los materiales que tenemos en la intervención del aviso.

Pedido de Venta Asociado/Pedido Compra

Pedido de Venta. En este campo podemos asociar un pedido de venta o crearlo directamente. Si en este pedido hemos realizado la acción compra, en la parte inferior de los Materiales en los pedidos de compra asociados se cargarán los artículos pedidos.

Pedido Compra. Cuando haya que adquirir material para reparar el elemento, se podrá crear o elegir desde esta opción el pedido de compra en cuestión. En la parte inferior Materiales en los pedidos de compra asociados se nos muestran el estado de los artículos pedidos para controlar si se han recibido.

Gestión RMA

Esta pestaña nos da la posibilidad de llevar un control informativo del material que enviamos al proveedor para la resolución de la incidencia emitida por el cliente.

Firma

En esta pestaña podemos añadir una firma del cliente con una tableta digitalizadora de firmas o seleccionando la firma de las imágenes de nuestro archivo.

Seguimiento

Esta pestaña del apartado de avisos hace referencia al Seguimiento de los estados del aviso. En esta sección cada vez que el aviso cambie de estado nos generará una nueva línea de seguimiento, donde podremos ver cómo ha ido evolucionando el aviso y los distintos estados en los que se ha encontrado.

Intervenciones 

En el segundo apartado del formulario de Avisos de Asistencia es donde se registrará toda la información que proporcionan los técnicos del trabajo realizado sobre el aviso. 

Este apartado se puede visualizar de dos formas dependiendo de si en Preferencias de la Empresa tenemos activado o no la opción de “Intervenciones Múltiples”:

Con la opción desactivada. Veremos toda la información de la primera intervención realizada en el aviso, distribuida en varias pestañas junto con la pestaña “Otras intervenciones” donde podemos ver la lista de todas las intervenciones del aviso. Esta vista es útil cuando nuestros avisos normalmente tienen sólo una intervención.

Con la opción activada. Veremos en este apartado una única pestaña con la lista de todas las intervenciones del aviso, pudiendo abrir el detalle de la que nos interese para consultarla o modificarla. Esta vista es útil cuando nuestros avisos tienen normalmente más de una intervención.

Desde ambos tipos de vista tendremos exactamente la misma información, solo que con distinta estructura. Los apartados que nos encontramos son los siguientes:
 

Intervención

Datos de Intervención

Técnico. Selección del técnico que realiza la intervención. Podemos añadir varios técnicos en la misma intervención (esta opción solo está disponible desde la propia ficha de la intervención). 

Intervención en un solo día. Si esta activada solo permite poner una fecha, que será la de inicio y fin del trabajo, en cambio si esta desactivada se habilita el campo de fecha fin pudiendo indicar que la intervención ha durado varios días.

Fecha. Fecha en la que se ha realizado la intervención.

Intervención en Taller. Campo informativo para indicar que la intervención se ha realizado en nuestro taller para hacer la reparación.

Material en taller. Campo informativo para indicar que el elemento se encuentra en nuestro taller para hacer la reparación.

Hora Inicio y Hora Fin. Podemos indicar la hora inicial y final de la intervención para que nos calcule y rellene automáticamente los campos de horas y minutos totales. 

Horas y Minutos Totales. Indica el tiempo total de los trabajos realizados. Lo podemos indicar manualmente o que nos lo calcule indicando los campos de hora anteriores. Si el técnico que hemos asignado tiene configurado en su ficha un artículo para la mano de obra, al rellenar este campo nos creará automáticamente en el apartado de materiales del aviso una línea con su artículo cargando este tiempo total.

Avería

Selección del tipo de avería y descripción de la misma encontrada por el técnico. En las tablas de averías podemos ver los tiempos medios de intervención por avería. Podemos tener preconfigurados distintos tipos de averías comunes para agilizar la entrada de información o para luego sacar estadísticas.

Tipo de Intervención

Selección del tipo de intervención que ha realizado el técnico y descripción del trabajo realizado. Tendremos preconfigurados los distintos tipos de intervenciones recurrentes. Si tenemos activada en Opciones por defecto de la Empresa la opción de “Descripción Línea de Mano de Obra de Trabajo”, el texto que indiquemos en este campo nos lo adjuntara a la descripción del artículo de mano de obra de materiales del Aviso.

Situación y Firma Cliente Intervención 

Situación. en la que se queda la intervención.

Observaciones

Observaciones realizadas por el técnico durante la intervención.

Materiales y Facturación

En esta pestaña tendremos la información relativa a los artículos utilizados en la realización del trabajo, necesarios para realizar los Albaranes y/o las facturas relacionadas con el aviso.

Aseguradora/Fabricante. Lo seleccionaremos si el aviso lo tenemos que facturar a una aseguradora o a un fabricante, completamente o una parte de los materiales, por tener garantía. Para ello tendremos que indicar en las líneas de material que queremos facturar a cada uno, en la columna de Tipo Línea, si es de tipo Aseguradora o Fabricante.

Serie Albarán. Serie con la que se creará el albarán y factura del aviso.

Forma de Pago. Podemos establecer una forma de pago concreta para que al crear el albarán tome esta en lugar de la que tenga el cliente por defecto.

Almacén. Almacén del que se descontará el stock de los artículos que introduzcamos en las líneas de material. En el momento que metemos la línea ya nos está descontando el stock, por lo que al generar el albarán las líneas procedentes del aviso no se volverán a descontar sus unidades del almacén. Si el técnico de la intervención tiene configurado un Almacén se asignará automáticamente ese.

Agente Venta. Lo seleccionaremos si el aviso tiene un Agente de Venta asociado. Si el técnico de la intervención tiene configurado un Agente de Venta se asignará automáticamente.

Facturar Material de Aviso con cuota mantenimiento. Esta casilla nos aparecerá solo en caso de que tenga un contrato de mantenimiento asociado y que tenga seleccionada esa opción (en el apartado Facturación de la ficha del Contrato). Marcaremos esta casilla si queremos que los albaranes de este aviso se facturen junto al contrato de mantenimiento asociado, es decir, en el momento que estemos facturando la cuota del contrato de mantenimiento se añadirán las líneas correspondientes a los avisos que tenían esta opción marcada.

Albaranes realizados. En este recuadro tendremos la información del albarán una vez se haya realizado a cada entidad y pulsando el botón Ir podremos abrirlo y consultarlo.

Cantidad Facturar. A través de este campo podemos elegir qué cantidad queremos que lleve al albarán de venta de las líneas de materiales.

Cantidad Real. La columna de cantidad a facturar será igual a las unidades indicadas en columna de Cantidad de cada línea.

Cantidad Prevista. La Cantidad a Facturar será igual a las unidades indicadas en la columna de Cantidad Prevista de cada línea.

Cantidad Libre. La Cantidad a Facturar la podemos introducir manualmente con las unidades necesarias.

Materiales Empleados y Conceptos de Facturación. En la parte inferior daremos de alta las líneas con el material utilizado o cualquier otro concepto que queramos facturarle y elegiremos en Tipo Línea a quién se va a facturar (Cliente, Aseguradora, Fabricante). Las unidades indicadas en la columna Cantidad Facturar serán las con las que se generen los albaranes/facturas. Siempre que no esté ya realizado el albarán podremos modificar cualquiera de los campos de cada línea con los datos que necesitemos.

Así mismo, en la parte inferior vamos viendo un resumen de los importes y costos totales organizados por tipo de artículo. 

Si el aviso tiene un presupuesto/pedido asignado, aparece el botón de Obtener Artículos de Presupuesto/Pedido que incorpora automáticamente como materiales de la intervención todas las líneas del mismo agilizando la entrada de información.

Cuando estén todos los datos necesarios, podremos Generar Albaranes o Generar Facturas, terminando así el proceso de la intervención. Si el aviso tenía asociado un presupuesto o pedido nos preguntará si queremos pasar al albarán los materiales de la intervención o las del presupuesto o pedido.

Cuando estamos situados en la columna Descripción de las líneas, podemos ampliar el campo para su correcta visualización con el botón “F3 Editar” situado en la parte inferior derecha. 

Si estamos situados en una línea de Fabricantes podemos añadir otros datos relacionados con la solitud pulsando el botón “F5 Más Datos”.

Otras Intervenciones / Intervenciones Avisos

En función de si tenemos activada la vista de Intervenciones múltiples, esta pestaña tendrá un nombre u otro, pero en cualquier caso nos muestra la lista de todas las intervenciones realizadas en el aviso. 

A través de las opciones del menú podemos abrir la ficha de cada intervención seleccionando la línea correspondiente y pulsando sobre o haciendo doble clic sobre la misma, o bien eliminarla pulsando o crear nuevas intervenciones con el botón  .

Facturación Realizada

En esta pestaña del apartado de intervenciones es donde podemos ver las distintas facturas emitidas cuando la intervención está realizada al cliente, a la aseguradora o al fabricante.

Imágenes Intervenciones

En este apartado podemos añadir imágenes relacionadas con esta intervención pudiendo añadir un comentario y utilizar unas acciones para girar y/o descargar la imagen. 

Firma

En este apartado podemos añadir la firma de la persona la cual a supervisado la intervención.

Nombre y cargo. Campos de texto libres para indicar quien es la persona responsable de la firma del parte de trabajo realizado.

Imagen Firma. Podemos adjuntar la firma del cliente que ha dado el visto bueno a la intervención. Si el técnico utiliza la aplicación de SAT móvil Gotelgest nos cargará de forma automática la firma realizada en la aplicación.

Histórico Avisos

El tercer apartado del formulario de Avisos hace referencia al histórico, donde se nos muestra una relación de los distintos avisos que nos ha emitido este cliente en una instalación o un contrato.

Aquí nos aparecerán todos los avisos del cliente, salvo que tenga una instalación o contrato asociado que nos aparecerán únicamente los relacionados con esa instalación o contrato.

Presupuestos

El apartado de presupuestos del formulario de avisos nos muestra una relación de todos los presupuestos que tiene este cliente en nuestra aplicación. 

Desde el menú de la vista podemos modificar o eliminar alguno de los presupuestos que nos aparecen, crear uno nuevo o traspasarlo directamente a Pedido o Albarán de Venta.

Acciones Instalación

El quinto apartado del formulario de Avisos nos muestra las acciones pendientes a realizar en la instalación. 

Si marcamos una acción como corregida se guardará la serie y el número del aviso en el que estamos como referencia del aviso en el que se corrigió y poder consultarlo posteriormente en el histórico de acciones de la Instalación.

Revisiones

El apartado de Revisiones nos muestra la información relativa a las revisiones programadas de la instalación que se deben realizar en el aviso. 

Revisiones y Chequeos

En esta primera pestaña tendremos todas las revisiones programadas para el aviso que estamos consultando y dentro de cada una todos sus puntos de revisión.

Si el aviso lo hemos generado mediante la utilidad de “Generar Visitas programadas de Contratos” nos aparecerán ya asignadas los tipos de revisiones que se establecieron en el contrato.

También podemos añadir los Tipos de Revisión que tenga la instalación a través del botón del menú superior  , añadir Tipos de revisiones adicionales con la tecla F2 o bien líneas de revisiones con Ctrl+F2.

Para introducir el resultado de las revisiones, indicaremos el campo Estado Revisión, que dependiendo de su configuración nos podrá generar de forma automática una acción, marcándonos por tanto la casilla Generar Acción. 

En caso de puntos de revisión que se realicen mediciones se deberá introducir en la casilla de Valor Medido. Si el valor indicado esta fuera del rango máximo y mínimo establecido se generará también automáticamente una acción correctiva.

En la parte inferior tenemos el botón que pulsándolo cambiará entre  , para modificar cualquiera de los campos del formulario, y que deja activas solo las casillas relacionadas con el estado para hacer una revisión o modificación rápida de los puntos tabulando directamente entre ellas.

Artículos para Revisión

En esta pestaña se pueden consultar y/o modificar los materiales a usar en el aviso en relación con las revisiones que se tienen que realizar. Se rellenará de forma automática al crear el aviso según tengamos configurada las revisiones por etapas en la instalación.

Desde los botones de la parte inferior podemos Generar/Ver los presupuestos de compra o venta de los artículos previamente añadidos.

Accesorios de la Instalación

En esta pestaña nos aparecerán artículos que hayamos añadido a la instalación como Accesorios y Repuestos de la Instalación.

Haciendo doble clic sobre uno de los accesorios se añadirá a la pestaña de artículos de la revisión para que el técnico tenga constancia de que ese material es necesario para realizar el aviso y lo pueda luego meter de forma automática como materiales de la intervención.

Revisiones Planificadas

Si el aviso es de una instalación con la marca de “Revisión Programada por Elementos y Etapas” se pueden ver la planificación guardada en la instalación incluso modificarla con el botón de la parte inferior de “Guardar Revisión”.