GotelGest.Net incorpora en el módulo de CRM una herramienta que permite de forma masiva, importar datos de clientes potenciales desde una hoja de Excel. Una vez terminada la importación, se pueden revisar los registros que se han importados y si ésta ha sido correcta o incorrecta.

El formulario de traspaso de datos permite configurar las opciones para realizar con éxito un traspaso de datos desde Excel relacionado con los Clientes potenciales. El funcionamiento es muy sencillo, primero debemos seleccionar la hoja de cálculo donde se encuentran los datos con su fila de inicio y su fila de fin y asociar cada campo de la aplicación con una columna de la hoja de cálculo y seleccionar la opción de Importar Datos. Además, permite guardar la configuración por si necesitamos repetir la operación en un futuro.

Información

En este primer apartado es donde nos encontramos la información más genérica relacionada con el traspaso de Clientes Potenciales en cuestión. Los campos disponibles son los siguientes:

Código. Campo único y obligatorio donde debemos indicar el código que le asignamos al traspaso en cuestión. Este código debe de ser único entre todos los traspasos.

Nombre. Campo obligatorio donde debemos indicar el nombre del traspaso.

Fichero. Selección de la ruta del fichero de Excel donde están los datos a importar.

Ver Archivo. Si pulsamos en el botón, podemos ver el contenido del archivo seleccionado.

Hoja de Cálculo. Indicación de la hoja de cálculo del fichero de Excel donde están los datos a importar.

Fila Inicio. Indicación del número de la fila donde empiezan los datos que queremos importar. Sirve para saltarnos si tenemos alguna fila de encabezado.

Fila Fin. Indicación del número de la fila donde terminan los datos que queremos importar.

Insertar. Opción que permite insertar todos los registros de la hoja de cálculo seleccionada.

Actualizar. Esta opción permite modificar datos de registros ya existentes en la aplicación con los disponibles en la hoja de cálculo. En este caso se deberá indicar como actuar cuando haya disponibles nuevos registros. Existen dos opciones:

Insertar nuevos registros. Opción que permite insertar los nuevos registros hallados en la hoja Excel.

No insertar nuevos registros. Opción que sirve para ignorar los nuevos registros y que sólo nos modifique los campos seleccionados.

Descripción. Campo de texto donde podemos incluir una descripción relacionada con el traspaso en cuestión.

Cliente potencial

Dentro del apartado de Cliente Potencial es donde debemos configurar las opciones para relacionar los campos disponibles en GotelGest.Net con los disponibles en la hoja de cálculo. Es el siguiente:

En este apartado solamente deberemos completar aquellas celdas cuyos datos se encuentren en la tabla de Excel y queramos importar a GotelGest.Net como clientes potenciales. La forma de importarlos es indicando en la casilla correspondiente la columna a la que hace referencia en la hoja de Excel que queremos importar. Los campos que podemos importar son: Nombre (obligatorio), Razón Social, Cargo, Empresa, Teléfono, Teléfono2, Fax, Email, Email2, Web, Domicilio, Localidad, Código Postal, País, Campaña de Origen, Provincia, CNAE, Ingresos, Numero de empleados, Origen, Estado y Permite contacto email, teléfono, fax, email masivo, correo.

Una vez completados aquellos campos que queremos importar, el siguiente paso es pulsar sobre el botón de Importar Datos. En caso de estar el archivo abierto, la aplicación nos lo indicará y deberemos cerrarlo para asegurar que la comunicación del archivo con GotelGest.Net se realice correctamente. Después de cerrar el archivo y pulsar sobre aceptar aparece el progreso hasta que se completa. El proceso puede concluir con éxito o que aparezcan incidencias que se mostrarán en el siguiente apartado.

Incidencias

En este tercer apartado y como se indica anteriormente podemos ver las incidencias que han surgido al realizar el traspaso. Esta opción nos permitirá saber si nos hemos equivocado en la configuración o si el proceso ha sido correcto.

Informe

En este cuarto apartado relacionado con los informes, nos aparece la relación de los distintos informes de Resultados, uno por cada importación que se haya realizado y ordenadas por fecha.

A su vez, si pinchamos en la opción de ver Documento, podremos ver el informe generado por la aplicación en cuanto al traspaso de Clientes Potenciales en cuestión.

Una vez que hemos realizado estos pasos, si accedemos a la vista de Clientes Potenciales de GotelGest.Net podremos ver todos aquellos Clientes Potenciales que se han traspasado con la configuración seleccionada en el propio traspaso.