1. Objetivo de la funcionalidad

1.1. Objetivo general del circuito

El objetivo del circuito de Pagos anticipados en proveedores es permitir registrar un pago realizado antes de disponer de la factura de compra y, posteriormente, compensar dicho pago contra la factura (o contra el documento equivalente) cuando exista, de forma controlada y trazable dentro de la operativa estándar de pagos.

Esta necesidad surge, principalmente, en escenarios donde el pago se efectúa por adelantado (por ejemplo, compras online, reservas o pagos a intermediarios). Aunque el programa GotelGest.Net ya contemplaba anticipos de proveedores en el área de compras, su gestión quedaba poco integrada: el anticipo no se trataba como un elemento compensable dentro del flujo estándar de Pagos pendientes (a diferencia del comportamiento en Cobros – Ventas), lo que limitaba la cancelación/compensación directa desde la propia operativa de pagos.

Ejemplo práctico (pago a intermediario):
Por ejemplo, cuando se realiza una compra a través de un intermediario, como una plataforma tipo Amazon, el pago se efectúa a la plataforma (que actúa como cobrador/intermediario). Sin embargo, posteriormente el comprador recibe la factura del proveedor real que suministra el producto o servicio, y no de la plataforma. En ese caso, al registrar la factura de compra en GotelGest.Net , es necesario disponer de un mecanismo para compensar ese pago anticipado realizado al intermediario contra la factura emitida por el proveedor real.

1.2. Funcionamiento anterior

Antes de la mejora de Anticipos en Pagos (proveedores), la relación entre una factura de compra y un pago anticipado no formaba parte del flujo estándar de pagos, sino que dependía de una preferencia de empresa específica y solo cubría un escenario limitado.

Para que la asociación se realizara, era necesario activar una preferencia de empresa que habilitaba la vinculación automática de la factura con un Anticipo Libre. Esta vinculación, además, tenía una restricción clave: el pago anticipado únicamente podía corresponder al mismo proveedor que la factura.

Una vez activada la preferencia, al crear la factura de compra, el sistema buscaba automáticamente si existía un Anticipo Libre disponible para ese proveedor y, si lo encontraba, lo asociaba a la factura de compra recién creada. La preferencia es:

Esta preferencia tenía dos efectos funcionales claramente diferenciados:

1. Compensación automática del Anticipo Libre en facturas de compra:
   Cuando existía un Anticipo Libre registrado como Movimiento de Pago (tipo “AL”), al crear una factura de compra el sistema verificaba si había un anticipo disponible para ese proveedor y, en caso afirmativo, lo compensaba automáticamente.
   Esta compensación no se realizaba dentro del flujo estándar, sino mediante un módulo específico: Compensar Abonos Compras.
2. Intento de compensación cruzada entre venta y compra por coincidencia de IDENTIDAD:
   Al crear una factura de venta, si su campo IDENTIDAD coincidía con el IDENTIDAD de una factura de compra, el sistema intentaba ejecutar una compensación automática entre:

• el cobro asociado a la factura de venta, y
• el pago asociado a la factura de compra.

Limitación principal del modelo anterior:

El anticipo solo podía aplicarse si era del mismo proveedor que la factura.

Además, el flujo dependía de una lógica “automática” al crear la factura, en lugar de estar plenamente integrado en la vista de Pagos pendientes y su compensación estándar.

1.3. Funcionamiento actual con la mejora

Con la mejora, la gestión de pagos anticipados a proveedores pasa a formar parte del flujo normal de pagos:

• Un Anticipo Libre se registra como un movimiento de pago y aparece en “Pagos pendientes” (normalmente como importe negativo).
• Cuando ya existe la factura, el anticipo se compensa desde “Pago agrupado”, igual que se hace en Cobros con los anticipos de clientes.

En resumen: se mantiene la posibilidad de hacer anticipos, pero ahora se gestionan de forma más clara y directa, sin depender de programas o procesos separados.

Además, aunque el funcionamiento es muy similar al de anticipos en clientes, en compras se añade un caso importante: los “Pagos a Terceros”, donde quien se paga (intermediario) puede ser distinto del proveedor que emite la factura.

1.3.1. Contexto operativo: diferencias entre Cobros y Pagos

Para entender la mejora, conviene considerar una diferencia clave entre ambos circuitos:

• En Cobros (clientes), el cobro y el documento (factura/cliente) suelen coincidir y no existe el concepto de cobro a terceros como parte del flujo estándar.
• En Pagos (proveedores), sí es habitual el escenario de pago a terceros: el pago se realiza a un intermediario (por ejemplo, una plataforma como Amazon), pero la factura la emite el proveedor real que suministra el bien o servicio.

Por ello, en Pagos se introduce la posibilidad de identificar un anticipo como “Anticipo a terceros”, de forma que el pago anticipado no quede restringido a compensaciones con un único proveedor cuando el modelo de negocio requiere la conciliación entre proveedor pagado y proveedor facturador.

1.3.2. Qué habilita la mejora en la operativa

La mejora incorpora, en términos operativos, lo siguiente:

1. Registro del anticipo como Movimiento de Pago (AL)
   Se permite crear un Anticipo Libre como movimiento de pago, con su trazabilidad y datos asociados.
2. Visualización del anticipo en “Pagos pendientes”
   El anticipo se muestra como un importe negativo, quedando disponible para su compensación posterior.
3. Compensación por “Pago agrupado”
   La compensación se ejecuta desde la propia vista de pagos pendientes, seleccionando anticipo y facturas, y generando el movimiento de compensación correspondiente.
4. Regla contable según proveedor del anticipo vs proveedor de la factura

• Si el proveedor del anticipo y el proveedor de la factura son el mismo, no se requiere un apunte adicional de regularización por cambio de proveedor.
• Si el proveedor del anticipo y el proveedor de la factura son distintos (caso de pago a terceros), el sistema genera el apunte de regularización necesario para trasladar el saldo entre el proveedor pagado y el proveedor real de la factura.

2. Configuración: cuenta de anticipo de proveedores (prefijo)

2.1. Prefijo de anticipo (opcional)

En Opciones de Traspaso Contable (formulario de empresa) se puede configurar el prefijo de la cuenta de Anticipo de Proveedores. No es obligatorio.

Cuando se configura este prefijo, el sistema trabaja con una cuenta contable de anticipo “paralela” a la cuenta habitual del proveedor: mantiene la misma estructura y numeración del proveedor, pero sustituyendo el prefijo por el de anticipo. En el borrador se indica que esta cuenta de anticipo empieza por 407.

Ejemplo orientativo:

Proveedor: 40000025

Cuenta de anticipo (con prefijo 407): 40700025

Si se utiliza cuenta de anticipo, el circuito contable se realiza en dos pasos:

1. Al registrar el pago anticipado (Movimiento de Pago “AL”)

• Cuenta de Anticipo →→→ Bancos
  (Es decir, el pago se registra contra la cuenta 407 del proveedor.)

1. Al compensar el anticipo con la factura

• Cuenta del Proveedor →→→ Cuenta de Anticipo
  (Se traspasa el saldo desde la cuenta de anticipo a la cuenta del proveedor, dejando el anticipo regularizado.)

2.2. Nota importante para acreedores y similares

Si el anticipo corresponde a un Acreedor / Agencia de transporte / Agente de venta, el código contable puede cambiar automáticamente a 41x. No obstante, el prefijo del anticipo debe mantenerse en “40x”.

3. Alta de un anticipo en Pagos

Vamos a ver cómo se crea un Movimiento de Pago de tipo Anticipo Libre (AL).

3.1. Caso de uso típico

Ejemplo:

• Se realiza un pago a un intermediario (p. ej., “Proveedor web” o “Marketplace”), pero la factura real la emite el proveedor final que entrega la mercancía.
• Es decir: quien cobra y quien factura pueden ser distintos.
• Este escenario es el que motiva “Pagos a Terceros”.

3.2. Anticipo a Terceros: qué significa

Al crear el anticipo, existe una marca del tipo “Anticipo a Terceros”, que indica:

• El pago no es directamente al proveedor que enviará el material.
• El anticipo se podrá compensar con cualquier proveedor (es decir, con el proveedor real de la factura).
• Si el anticipo fuera “normal” (mismo proveedor que factura), no habría que marcar esta opción.

3.3. Asiento contable al crear el Anticipo Libre (AL)

Al registrar un Anticipo Libre (AL), el sistema genera el asiento contable con la siguiente estructura:

• Banco al Haber (por tratarse de un pago).
• Cuenta del proveedor al Debe, por el importe.

Nota técnica:
El movimiento de pago debe conservar el dato de la cuenta contable utilizada como contrapartida en el momento de la contabilización. De este modo, se mantiene la trazabilidad del asiento y se evitan inconsistencias si posteriormente se modifican configuraciones contables (por ejemplo, la cuenta del proveedor o la cuenta bancaria asociada).

4. Visualización en “Pagos pendientes” y compensación

4.1. Aparición del anticipo en pagos pendientes

Vamos a ver cómo se presenta el anticipo una vez creado:

• En la vista de Pagos pendientes, el anticipo se mostrará como un importe negativo, de forma equivalente al comportamiento en cobros de clientes.

4.2. Compensación mediante “Pago agrupado”

En este caso, como el anticipo es de terceros, se puede usar para pagar una factura de otro proveedor. Para compensar el anticipo con una o varias facturas:

1. En Pagos pendientes, seleccionar el anticipo y la(s) factura(s).
2. Ir a Acciones → Pago Agrupado.
3. Elegir banco (aunque no sería estrictamente obligatorio, se mantiene por compatibilidad).
4. Guardar el pago compensado.

5. Lógica de compensación: mismo proveedor vs. proveedor distinto

Este punto es clave. Vamos a separar los escenarios.

5.1. Anticipo a Terceros (proveedor del pago ≠ proveedor de la factura)

Ejemplo:

• Anticipo pagado a: Proveedor WEB (intermediario)
• Factura emitida por: Proveedor REAL (material/servicio)

En este caso:

• El anticipo sí se puede usar para pagar una factura de otro proveedor (el real).
• Al guardar el pago compensado, el sistema genera un apunte de compensación donde se compensa la cuenta del proveedor del pago original (proveedor de internet) con el proveedor normal del material.

Regla importante:
Siempre que se utilice un Anticipo Libre a Terceros, la regularización contable se realizará entre el proveedor al que se efectuó el pago (tercero/intermediario) y el proveedor real que emite la factura. En este escenario, no se utilizará el prefijo de “Anticipo a Proveedores”.

Además, el asiento de compensación únicamente se generará cuando el proveedor del anticipo y el proveedor de la factura sean distintos.

5.2. Anticipo normal (proveedor del pago = proveedor de la factura)

Ejemplo:

• Anticipo pagado a: Proveedor A
• Factura emitida por: Proveedor A

En este caso, cuando el anticipo no tiene marcada la opción de “a terceros”:

• El anticipo solo se puede compensar con ese mismo proveedor.
• Si existe prefijo de anticipo, sí se usa la cuenta de anticipo correspondiente (si aplica).

6. Campos nuevos en Movimientos de pago

La funcionalidad añade tres campos en la vista de Movimientos de pago, ilustrados en dos capturas.

6.1. Anticipo a Terceros

Indica si el movimiento AL corresponde a un anticipo a terceros, que posteriormente se compensará con el proveedor final de la mercancía.

6.2. Cta. de Anticipo

Cuando el movimiento se contabiliza, informa con qué cuenta se realizó el apunte (aplicable a movimientos libres AL).

6.3. Pte. Liquidar Anticipo Libre

Campo informativo que indica si los movimientos de Anticipo Libre AL están:

• Liquidados (compensados) o no,
• y cuánto queda pendiente de compensar.

Este campo solo tiene sentido cuando el tipo de movimiento es AL (Anticipo libre).