1. Introducción

En la operativa diaria es habitual que la mercancía y el albarán de compra se reciban antes que la factura del proveedor.
Cuando ambos documentos se registran dentro del mismo periodo (mes o trimestre), esta situación normalmente no genera incidencias relevantes.

Sin embargo, cuando el albarán y la factura corresponden a periodos contables distintos, pueden producirse desajustes entre la gestión y la contabilidad.

2. Situación anterior en GotelGest.Net

En GotelGest.Net, el gasto se contabilizaba únicamente al registrar la factura. Esto provoca el siguiente escenario:

1) Albarán de compra en diciembre

• Se registra el albarán de compra.
• Se da de alta la entrada de mercancía.
• Se actualizan el stock y el inventario.

Resultado:
A nivel de contabilidad, no queda registrado ningún apunte, ya que todavía no se dispone de la factura.
En consecuencia, si se necesitan calcular o consultar las existencias finales, este albarán debería considerarse, pero no aparece reflejado en contabilidad.

2) Factura de compra en enero

• Se registra la factura de compra en enero.
• Se contabilizan las cuentas de gasto correspondientes.

Resultado:
El gasto queda imputado en enero, mientras que la mercancía se recibió y se incorporó al inventario en diciembre.

Impacto

Esta operativa genera un desfase entre la gestión (existencias/inventario) y la contabilidad (registro del gasto), especialmente cuando el albarán y la factura se registran en periodos contables diferentes.

3. Objetivo del cambio en GotelGest.Net

Este ajuste se implementa para eliminar el desfase entre la gestión de existencias y la contabilidad cuando el albarán de compra y la factura se registran en periodos contables distintos.

A. ¿Qué cambia a partir de ahora?

Con la nueva operativa, el sistema realiza lo siguiente:

1. Contabilización del albarán de compra

• El albarán de compra se contabiliza en el momento de su registro, imputando el gasto en contabilidad.
• De este modo, es posible cerrar el ejercicio correctamente, incluyendo las existencias finales del periodo.

2. Registro de la factura de compra (IVA)

• Cuando llega la factura, el sistema genera el asiento fiscal correspondiente para registrar el IVA.
• En esta fase no se vuelve a contabilizar el gasto, ya que quedó reconocido con el albarán.

3. Consideración: transporte

Este mismo criterio se aplica al transporte asociado a la compra:

• El importe de transporte debe introducirse en el apartado Transporte del albarán de compra.
• Es obligatorio seleccionar una Forma de envío configurada como Agencia de transporte para que el apunte se genere correctamente.

B. Configuración en GotelGest

1. Prefijo de proveedores para “Facturas pendientes de recibir o formalizar”

Para habilitar el traspaso contable de los albaranes de compra, es necesario configurar el prefijo de la cuenta de proveedor correspondiente a facturas pendientes de recibir o formalizar:

• Acceda a: Configuración de la empresa → Traspaso contable.
• En el apartado correspondiente, defina el Prefijo de proveedores (Facturas pendientes de recibir o formalizar):

2. Configurar la cuenta contable de “Portes y gastos /Transporte de compras”

Si se requiere traspasar también el transporte, debe existir la cuenta contable de Transporte de Compras:

• Acceda a: Configuración de la empresa → Traspaso contable.
• En el apartado correspondiente, verifique esta cuenta en el campo Portes y Gastos:

 

 

 

C. Funcionamiento en GotelGest

1. Traspaso contable de albaranes de compra pendientes de facturar:

a) Selección de albaranes

• Acceda a Compras → Albaranes de compra.
• Seleccione uno o varios albaranes en el listado.
• En el menú Acciones, seleccione Traspaso contable albaranes ptes. facturar.

b) Opciones del traspaso

Al ejecutar la acción, se abrirá la ventana Traspasar albaranes pendientes de facturar:

En la ventana se podrá configurar:

1. Fecha del apunte:

Seleccione la fecha con la que se generará el asiento contable:

a) Fecha del día (recomendada): se corresponde con el momento en el que se está registrando la entrada de mercancía.
b) Fecha del albarán: utiliza la fecha propia del documento.
c) Fecha fija: permite indicar manualmente una fecha concreta.

2. Alcance del traspaso:

• Traspasar solo lo pendiente de traspaso: contabiliza únicamente albaranes que aún no han sido traspasados.
• Traspasar lo pendiente y lo traspasado: recalcula el traspaso completo. En este caso, el sistema elimina los asientos generados previamente y vuelve a crear los asientos conforme a la situación actual de los albaranes.

c) Resultado del proceso y validación

Tras confirmar el traspaso, el sistema mostrará información de ejecución en el listado:

• Si el traspaso se realiza correctamente, se informará el número de asiento generado (ver Imagen 5).
• Si se produce una incidencia, se detallará en la columna Mensaje error.

Transporte (si aplica):
Si el albarán incluye transporte, el sistema reflejará también el asiento del transporte, junto con las cuentas utilizadas (proveedor y transporte), según la configuración de la empresa.

d) Asientos contables generados

1. Albarán de compra sin transporte

Cuando el albarán no incluye transporte, el asiento generado contabiliza:

• Haber: cuenta de proveedores – facturas pendientes de recibir/formalizar.
• Debe: cuenta de compras.

2. Registro posterior de la factura

Cuando se registra la factura del proveedor, se genera el asiento fiscal correspondiente, donde:

• Haber: se contabiliza la deuda con el proveedor real (400...2)
• contra la cuenta de IVA 472…
• Se compensa contra la cuenta de facturas pendientes de recibir/formalizar (4009...2).

Resultado final

Con este funcionamiento, el sistema mantiene:

• El gasto correctamente imputado en la fecha del albarán (entrada de mercancía).
• La deuda fiscal (IVA) y la deuda con el proveedor real registradas en la fecha de la factura.

Esto asegura coherencia entre gestión de existencias y contabilidad, especialmente en cierres de periodo.

2. Transporte en el albarán de compra

Cuando se registra un transportista en el albarán de compra, el sistema permite contabilizar también el transporte, siempre que el importe total sea distinto de cero (ver Imagen 8).

a) Registro del transporte en el albarán

• En el albarán de compra, acceda al apartado Transporte.
• Seleccione la Agencia de transporte.
• Informe el precio del transporte y establezca la cantidad = 1.
• Verifique que el total del transporte queda calculado correctamente.

A partir de este punto, el proceso se gestiona igual que el traspaso del albarán de compra.

b) Traspaso contable del albarán con transporte

Al realizar el traspaso, el sistema genera un único asiento que incluye tanto el albarán como el transporte (ver Imagen 9).

En dicho asiento se reflejan, entre otras, las siguientes cuentas:

• Proveedor (facturas pendientes de recibir/formalizar): con prefijo 4009.
• Transportista (acreedores): con prefijo 4109.
• Cuenta de gasto de transporte: cuenta 624… (Transporte de compras), según la configuración contable.

c) Facturación del transporte

Para registrar la factura del transportista:

1. Acceda a Compras → Facturas → Facturas de transporte → Crear
2. Elija la agencia y seleccione el/los albaranes que desea facturar.

• El sistema mostrará albaranes de compra y de venta asociados a esa agencia.

d) Asiento de la factura de transporte

Al facturar el transporte, el sistema genera el asiento contable correspondiente (ver Imagen 11), con una operativa similar a la facturación de compras, con la particularidad de que:

• Las agencias de transporte se contabilizan como Acreedores (410…).
• Se registra el IVA soportado (472…).
• Se realiza la compensación contra la cuenta utilizada en el traspaso previo del transporte.

D. Notas adicionales

Denominación de cuentas (según uso habitual):

• 4002…: Proveedor real (Proveedores).
• 4009…: Proveedor – Facturas pendientes de recibir o formalizar.
• 4109…: Acreedores – Agencias de transporte (pendiente de formalizar/recibir).
• 624…: Gasto de transporte (Transportes/Portes y gastos de compras).

1. Facturar albaranes con y sin traspaso contable previo

Escenario: Se realiza el traspaso contable de 2 albaranes de compra y, posteriormente, en la factura se incluyen otros 2 albaranes que no han sido traspasados previamente.

Comportamiento del sistema:

• El traspaso previo solo generará asientos para los 2 albaranes seleccionados.
• Al contabilizar la factura, el sistema utilizará:
  • La cuenta 4009… (Proveedor – Facturas pendientes de recibir o formalizar) para los albaranes ya traspasados.
  • La cuenta 4002… (Proveedor real) para los albaranes  que no se hayan traspasado antes.

Transporte: Este funcionamiento es idéntico para el transporte.

• Si el transporte fue traspasado previamente, se compensará contra la cuenta 4109… (Acreedores – Agencias de transporte).
• Si no hubo traspaso previo del transporte, se contabilizará directamente contra la cuenta del acreedor/transportista correspondiente (según parametrización contable).

2. Uso de distintas cuentas de gasto por artículo

Escenario: Existen varias cuentas de gasto porque se asignan a nivel de artículo.

Comportamiento del sistema:

En el traspaso contable del albarán, el sistema imputará los importes en las cuentas de gasto correspondientes, de la misma forma que lo haría al contabilizar una factura.

3. Eliminaciones y restricciones de borrado

3.1. Borrado de un albarán

Al borrar un albarán, se elimina también el asiento asociado a su contabilización previa, incluyendo las líneas relacionadas con:

• 4009… (Proveedor – Facturas pendientes de recibir o formalizar) y la(s) cuenta(s) de compras/gasto.
• En caso de transporte, las líneas relacionadas con 4109… (Acreedores – Agencias de transporte) y 624… (Gasto de transporte).

3.2. Borrado de una factura

Al borrar una factura, se elimina el asiento contable de la factura.

3.3. Borrado desde el diario contable

El borrado desde el diario funciona como siempre, con las siguientes restricciones adicionales:

• No se permite borrar una línea/asiento correspondiente a la contabilización previa de un albarán si dicho albarán ya está facturado.
  • Motivo: se produciría un descuadre en la contabilización de la factura, al quedar sin base la compensación contra 4009… (Proveedor – Facturas pendientes de recibir o formalizar).
• Para el transporte aplica el mismo criterio:
  • Si la factura de transporte ya está registrada, no se puede borrar el asiento previo del transporte, ya que la factura compensará contra 4109… (Acreedores – Agencias de transporte).

3.4. Restricciones generales de borrado de facturas (se mantienen)

Se mantienen las restricciones habituales para el borrado de facturas, entre otras:

• Si la factura está registrada en el SII, no se puede borrar.
• Si la factura está incluida en el modelo 303, no se puede borrar.
• Si la factura tiene pagos parciales, no se puede borrar.