La aplicación permite crear y enviar mensajes de correo electrónico a través de GotelGest.Net desde el área Actividades. Una vez guardado el mensaje como actividad de correo electrónico de GotelGest.Net, cualquier usuario con acceso a las actividades podrá obtener acceso al mensaje guardado. A través del siguiente formulario disponible desde la vista de Actividades/Crear/Correo podemos darlo de alta.

Campos de Información

De. Dirección desde la que se va a enviar el correo. La configuración del correo electrónico se realiza desde Utilidades/Preferencias Usuario.

Fecha de envío. Muestra la fecha en la que se ha enviado el correo electrónico. Esta opción aparece disponible al hacer doble click sobre una actividad tipo correo electrónico que haya sido enviado con anterioridad.

Para /CC/CCO. Busque y seleccione uno o más destinatarios. Puede hacer clic en Botón Búsqueda para buscar y seleccionar registros. Los correos electrónicos pueden ser enviados a contactos, contratos, oportunidades, clientes potenciales, casos y cuentas. Una vez seleccionado el tipo al que queremos enviarlo, ya podemos seleccionar el registro en cuestión.

Asunto. Permite indicar el asunto del mensaje del correo electrónico. Se trata de un campo obligatorio.

Relacionado con. Este campo se usa para vincular la actividad con otro registro para que pueda ver la actividad desde el registro. Si crea una nueva actividad desde un registro, éste se rellena automáticamente.

Estado. Estado en el que se encuentra actualmente la actividad tipo correo. Campo obligatorio.

Agente. Indica el agente responsable de este correo. Si lo tenemos configurado, este campo se rellena automáticamente con el nombre del recurso que crea el registro. Campo obligatorio.

Texto. Permite incluir el texto del mensaje del correo electrónico.

Enviar / Reenviar. Botón que sirve para enviar el correo, o reenviarlo una vez que ya ha sido enviado con anterioridad.

Documentos de Correos

La aplicación permite adjuntar archivos al correo electrónico. Se puede hacer de dos maneras diferentes.

Directamente a través de la acción Adjuntar Ficheros, que permite seleccionar los archivos que se añadirán a la biblioteca del correo electrónico.

Entrando en la pestaña de Documentos de Correos en cuyo caso el procedimiento es similar al de añadir un documento a cualquier biblioteca de la Gestión Documental.

Plantillas de Correo

GotelGest.Net proporciona la posibilidad de crear plantillas de correo electrónico para la organización para que estas puedan ser utilizadas de forma automática. Al crear una actividad de correo electrónico, se puede utilizar una plantilla de correo electrónico. Normalmente, la plantilla que se puede utilizar depende del tipo de registro con el que esté relacionada la plantilla. Las plantillas de correo pueden ser generadas con anterioridad desde la opción de menú Utilidades/Plantillas de Correo. No obstante, además de tener disponibles todas las plantillas dadas de alta con anterioridad al seleccionar el tipo de destinatario y pulsar sobre la opción de Plantilla de Correo, desde esta vista rápida también podemos crearlas nuevas. El tipo de plantilla que demos de alta, estará relacionada por defecto y para su uso con el tipo de registro previamente seleccionado en el correo.

Destinatario. Selección del tipo de registros que van a ser los destinatarios de la plantilla que estamos dando de alta. En caso de dar de alta la plantilla desde la opción disponible al crear el correo electrónico, como destinatario aparecerá por defecto el tipo de registros seleccionados en el campo “para” del correo electrónico.

Título. Título identificativo de la plantilla.

Descripción. Información complementaria de la plantilla.

Asunto. Asunto del mensaje que se enviará al utilizar la plantilla. Se pueden insertar campos dinámicos de vistas relacionadas con el destinatario de la plantilla.

Cuerpo. Cuerpo del mensaje que se enviará al utilizar la plantilla. Se pueden insertar campos dinámicos de vistas relacionadas con el destinatario de la plantilla.

Nota. Aunque no puede insertar imágenes o HTML directamente en las plantillas ni en los mensajes de correo electrónico, puede usar la característica copiar y pegar en la plantilla o mensaje de correo electrónico. GotelGest.Net no tiene un corrector ortográfico integrado. La barra de herramientas Formato tiene fuentes y tamaños de fuentes limitados. No obstante, puede copiar y pegar contenido desde Microsoft Office Word. Esta operación permite aprovechar características como la corrección ortográfica y el formato de texto avanzado.

Insertar Campo. Estando en los campos de asunto o cuerpo se puede utilizar esta acción para insertar un campo que se reemplazará por su valor en cada utilización de la plantilla. El campo insertado aparecerá entre corchetes y podemos modificarlo o eliminarlo.

Eliminar Campo. Permite eliminar los campos previamente insertados.

Duplicar Plantillas. Permite duplicar la plantilla en cuestión.

Documentos de Plantillas

Podemos Adjuntar documentos en una plantilla de correo electrónico como a cualquier biblioteca de la gestión documental. Estos documentos se  enviarán en cada correo que utilice dicha plantilla.