Introducción

La aplicación se crea para cubrir la necesidad de que los propios clientes elijan la fecha de la cita de los avisos del SAT, según una disponibilidad preestablecida por código postal, a través de una web totalmente personalizada y facilitada por Servinet a los clientes interesados. Los datos de la web se actualizan mediante una tarea programada de GotelGest.Net.

Configuración

Para el funcionamiento correcto de la aplicación, en el módulo SAT existen unas opciones que se deben establecer por defecto en la Empresa de trabajo siguiendo la siguiente ruta: Opciones Defecto de la Empresa → SAT → pestaña Reserva citas.

En esta pestaña se encuentra los siguientes campos que se debe rellenar:

• URL API Reserva Citas: la dirección de la API de la web, lo genera y facilita Servinet a los clientes interesados.
• API Token: es un código que sirve como autenticación para comunicarse con la API, la genera y facilita Servinet a los clientes interesados.
• Estado Avisos a Enviar: el estado de los avisos desde el que los avisos serán enviados al sistema de citas para que el cliente elija la fecha de la cita.
• Estado Cita Resuelta: el estado de los avisos en el GotelGest.Net cuando el cliente seleccione una fecha desde la web.

Imagen 1. Preferencias de la Empresa para la comunicación con la web.

Menú SAT Reserva Citas

El nuevo menú del SAT de la Reserva Citas es el siguiente:

Imagen 2. El menú SAT con el nuevo apartado de Reserva citas.

El apartado de Registro Servicio Citas es solamente informativo y nos muestra el registro de las acciones hechas en el momento de ejecutar la sincronización de avisos y citas: envío de las citas y disponibilidades, recibo de las modificaciones de las citas, etc.

Imagen 3. Vista SAT Registro Servicio Citas.

Disponibilidad Citas

En el siguiente paso hay que dirigirse a SAT → Reserva citas → Disponibilidad Citas, donde se puede tanto crear una nueva disponibilidad de las citas por código postal, como ver las disponibilidades ya creadas:

Imagen 4. Formulario para crear y ver Disponibilidad Citas.

La creación de las disponibilidades se basa en el código postal, número de recursos/ técnicos disponibles en esta zona y franja horaria y tiempo estimado de cada cita. 

En el apartado Citas se añaden los días en esta zona y las horas de inicio y fin de la disponibilidad. Se pueden añadir tantas fechas y horas como se desea. 

Para que las disponibilidades estén visibles para el cliente, hay que marcar el check box “Activo”. El cliente, al entrar a la web, puede ver las fechas disponibles con todas las franjas horarias disponibles por separado.

Sincronización Tareas Programadas

Lo siguiente que veremos es la sincronización de avisos y citas. Esto lo vamos a encontrar en: Utilidades → Tareas Programadas → Crear → y seleccionamos “Sincronización de avisos y citas” para ejecutar la tarea (o configurar el servicio para que lo haga automáticamente con la frecuencia seleccionada). Todas las acciones de la sincronización se registran en el apartado Registro Servicio Citas.

Imagen 5. Formulario Tarea Programada.

Código Confirmación en Aviso

Cuando se crea un nuevo Aviso de Asistencia, en el formulario automáticamente se rellena el campo Código Confirmación Cita con un número únicamente asignado a este aviso. Este código sirve como Código de Confirmación en la web que el cliente tiene que rellenar junto con su DNI para acceder a fijar su cita.

Imagen 6. Formulario Aviso Asistencia con el campo Código Confirmación Cita.

Importante. Si en el momento de crear un aviso nuevo queremos asignar el técnico, pero no la fecha, para que la disponibilidad de este aviso se envía correctamente a la web, el aviso tiene que tener el Estado Avisos a Enviar el que se predetermina en las opciones por defecto de la empresa y no estado Asignado. Para que al asignar el técnico, el estado del aviso no cambie al Asignado, hay que marcar la preferencia “Estado Asignado Requiere Fecha Asignación” en opciones por defecto de la empresa > SAT > Estados Avisos y Literales.

Aplicación web

Cuando ya están creadas y sincronizadas las disponibilidades de citas, el cliente, a través de la página web, puede elegir la fecha y la hora para reservar la cita. Para poder acceder, el cliente necesita rellenar su DNI y Código Confirmación Cita que se crea automáticamente en el momento de generar el aviso:

Imagen 7. Página web para reservar la cita, introducir DNI y código.

A continuación, después de consultar tu cita, se abre la siguiente ventana:

Imagen 8. Página web para reservar la cita, datos del aviso.

Al dar a Modificar cita, se abre el calendario con las fechas disponibles (creadas previamente en GotelGest.Net):

Imagen 9. Página web para reservar la cita, calendario con las fechas disponibles.

Después de seleccionar la fecha, se muestran las horas disponibles:

Imagen 10. Página web para reservar la cita, horario de las disponibilidades.

Cuando la cita ya está programada, al consultar la cita, nos salta el siguiente comunicado:

Imagen 11. Página web para reservar la cita, confirmación de la cita programada.

Cuando la cita esté reservada y se ejecute la tarea programada, el aviso se rellena automáticamente la fecha y la hora de asignación según la cita programada en la web (elegida por el cliente). En este momento, el estado del aviso cambia al Estado Cita Resuelta (el que se elige en las opciones por defecto de la empresa en el principio del proceso).