El menú archivo es el primero que nos aparece en GotelGest.Net MICROpYME, y nos permite acceder a las siguientes opciones de la aplicación:

ARTÍCULOS

El primero de los apartados está relacionado con los artículos. En este apartado es donde deberemos dar de alta todos los artículos que disponemos en la empresa para posteriormente poder realizar las acciones de gestión oportunas con ellos. Las distintas funcionalidades relacionadas con los artículos y que están disponibles en la versión gratuita de GotelGest.Net son las siguientes.

ARTICULOS

La gestión de los artículos es una parte fundamental en cualquier software de gestión. A continuación se muestra el formulario de artículos con las distintas opciones que tiene disponibles:

Como se observa en la imagen, el formulario de artículo está compuesto por cuatro apartados: información, precios, almacén y estadísticas. El primero de ellos, permite introducir la información genérica relacionada con el artículo.

Código. Campo único y obligatorio que nos permite identificar el artículo.

Nombre. Campo obligatorio donde debemos introducir el nombre del artículo

Foto. Posibilidad de añadir una imagen de artículo

Descripción. Campo de texto donde podemos introducir una descripción más detallada del artículo. En caso de estar este campo rellenado, este será el texto que se incluya en el campo de descripción de los documentos de compra y de venta.

En la parte inferior es donde podemos incluir otra información importante del artículo.

IVA. Campo obligatorio donde debemos indicar el IVA del artículo.

Familia. Podemos clasificar el artículo por familias.

Subfamilia. Posibilidad de clasificar el artículo por subfamilias.

Proveedor. Campo donde podemos indicar el proveedor habitual del artículo.

Ref. Proveedor. Campo de texto donde podemos incluir la referencia que le da el proveedor al artículo.

Equivalencia. Posibilidad de indicar un artículo equivalente por si en algún momento no tuviéramos stock del artículo principal.

La pestaña adicional nos muestra información relacionada con la última fecha de compra, venta, modificación y alta del artículo así como un campo de observaciones donde podemos incluir texto relacionado.

También disponemos de una pestaña de observaciones avanzadas para poder introducir el texto que deseemos.

PRECIOS

El segundo apartado está relacionado con los precios asociados al artículo así como a las distintas tarifas disponibles por artículo. Disponemos de dos pestañas; precios y tarifas.

Controlar precio medio costo. Indicación de si queremos controlar el precio medio de costo del artículo. Habrá casos en donde no queramos controlar el precio medio, como por ejemplo cuando sean artículos tipo comodín de uso para la introducción de líneas de venta.

Tipo Cálculo Costo. Tipo Cálculo de Costo del artículo. Esto influye a la hora de valorar el inventario o calcular los costos en el albarán de venta.

Ult. Compra. Precio de costo de la última compra del artículo.

Costo total. Coste total del artículo.

Medio Costo. Es el Precio Medio de Costo del artículo. Este dato se va actualizando conforme vamos dando de alta artículos en almacén, bien por partes de almacén de entrada o albaranes de compra.

Ult. Compra. Precio de costo de la última compra del artículo.

Medio inicial. Es el precio medio de costo de las existencias iniciales.

Costo Standard. Es el Precio de Costo Estándar del artículo.

En la parte inferior es donde tenemos la información del punto verde en caso de que el artículo disponga de punto verde.

Lleva punto verde. Indicación de si el artículo tiene punto verde.

Precio PV. Campo donde debemos incluir el precio del punto verde.

Punto Verde incluido en precio. Indicación de si el punto verde ya está incluido en precio o no. Si el precio del punto verde es muy pequeño puede salir incluido en el PVP del artículo, en vez de salir aparte, pero en cualquier caso debe desglosarse en factura.

TARIFAS

La segunda pestaña está relacionada con las tarifas, donde podemos indicar el precio del artículo  por cada una de las tarifas que manejamos en GotelGest.Net MICROpYME.

Estas tarifas se recalculan según el precio medio de costo del artículo incluido en la pestaña precios. El porcentaje de beneficio aplicado a cada tarifa aunque lo coge de forma automática de la tabla de tarifas, se puede modificar por artículo modificando el importe del mismo en la línea inferior. Cada vez que queramos modificar individualmente el pvp de un artículo debemos acceder a esta pantalla y tras modificar el % de beneficio o el tipo de cálculo sobre pvp, teniendo seleccionada la línea de la tarifa que queremos actualizar debemos pulsar sobre recalcular precios. La aplicación incluye un tipo de cálculo de PVP llamado libre que nos permite indicar directamente el precio de venta del artículo, indicándonos la aplicación de forma automática el % de beneficio.

GRUPOS DE FAMILIA

Los grupos de familias permiten clasificar las familias de artículos por grupos. Podemos dar de alta tantos grupos de familia como deseemos.

Código. Campo único y obligatorio donde debemos introducir el código asignado al grupo de familia.

Nombre. Campo obligatorio donde debemos indicar el nombre del grupo de familia.

Observaciones. Campo de texto donde podemos incluir una descripción más detallada del grupo de familia.

FAMILIAS

La clasificación por familias es otra forma, y la más habitual, de clasificar a los artículos que disponemos en nuestra base de datos.

Código. Campo único y obligatorio que nos permite distinguir la familia.

Nombre. Campo obligatorio donde debemos incluir un nombre asignado a la familia de artículos.

Grupo Familia. Posibilidad de asignar al grupo de familia al que pertenece esta familia de artículos.

Observaciones. Campo de texto donde podemos añadir una descripción más detallada de la familia de artículos.

SUBFAMILIAS

Las subfamilias es otra forma también habitual de clasificar los artículos que pertenecen a su vez a una familia de artículos. Podemos crear tantas subfamilias como deseemos que a su vez pertenezcan a una familia en concreto. Esto nos podrá ayudar al hacer estadísticas para saber el tipo de artículo más vendido por ejemplo.

Código. Campo único y obligatorio que nos permite identificar la subfamilia.

Nombre. Campo obligatorio donde debemos indicar el nombre de la subfamilia.

Margen mínimo. Margen mínimo de ganancias que se le desea obtener a la subfamilia. Si en cualquier documento de venta se vende por debajo de este mínimo, la aplicación nos lanzará un mensaje.

Familia. Indicación de la familia a la que pertenece la subfamilia en cuestión.

Observaciones. Campo de texto donde podemos incluir una descripción más detallada de la subfamilia.

EQUIVALENCIAS

Las equivalencias permiten agrupar artículos que cumplen una misma función.

Código. Campo único y obligatorio que nos permite identificar la equivalencia.

Nombre. Campo obligatorio donde debemos indicar el nombre del artículo equivalente.

Observaciones. Campo de texto donde podemos añadir una descripción más detallada.

TARIFAS / OFERTAS

En esta apartado de tarifas es donde debemos dar de alta todas las tarifas con las que en nuestra empresa queramos trabajar: tarifa principal, tarifa clientes preferentes, tarifa proveedor… Estas tarifas se aplicarán en la ficha del cliente o proveedor en cuestión para que se apliquen de forma automática al hacer un documento de compra o de venta.

TARIFAS

A través del siguiente formulario podemos dar de alta todas las tarifas.

Código. Campo único y obligatorio que nos permite distinguir la tarifa.

Nombre. Campo obligatorio para indicar el nombre asignado a la tarifa.

Iva Incluido. Permite indicar si la tarifa lleva el iva incluido o no.

Precio Neto de Compra. Si marcamos esta opción, la aplicación tomará como PVP el importe que nos marque nuestro proveedor y cómo % beneficio pondrá el % de descuento que nos aplique nuestro proveedor. Por ejemplo, si nuestro proveedor nos vende un artículo a 100 Euros y nos hace un 30% de descuento. Si está marcada esta opción el PVP del artículo será 100 y nuestro margen un 30%.

Es Tarifa Publica. Indica si es una tarifa que debemos respetar por ser publicada por el proveedor.

Columna en Vista Artículos. Permite indicar el orden de aparición de la tarifa en cuestión en la vista de artículos.

Tipo cálculo PVP. Cuando creemos un nuevo artículo el PVP de cada tarifa será calculado en función de este parámetro.

% Beneficio. Es el porcentaje de beneficio que queremos cargar a los nuevos artículos, este porcentaje puede ser cambiado después en la ficha del artículo.

Importe. Es el importe de beneficio que queremos cargar a los nuevos artículos, este importe puede ser modificado después en la ficha del artículo.

Observaciones. Campo de texto donde podemos hacer una descripción de la tarifa en cuestión.

CLIENTES

La base de datos de clientes es primordial en cualquier software de gestión para identificar a las distintas empresas o usuarios finales con los que realizamos gestiones. El formulario es el siguiente:

INFORMACION

La primera pestaña del apartado de información, denominada también información es donde debemos incluir los datos más genéricos del cliente.

CIF/NIF. Campo obligatorio donde debemos indicar el CIF o NIF del cliente.

Código. Campo obligatorio donde debemos incluir el código asignado al cliente.

Logotipo. Posibilidad de introducir una imagen del cliente.

Nombre. Campo obligatorio donde debemos indicar el nombre del cliente.

Razón Social. En el caso de personas jurídicas o físicas que giren con nombre comercial distinto al anterior, identificaremos aquí su nombre a fin de su tratamiento fiscal.

Domicilio. Datos del domicilio del cliente.

Localidad. Localidad de residencia del cliente.

Código Postal. Código postal.

Provincia. Provincia del cliente.

NIF Internacional. Es el Código asignado por el Ministerio de Hacienda a fin de utilizarlo en las compras y ventas intracomunitarias y extracomunitarias con convenio.

Actividad Empresarial. Seleccionaremos con el botón de búsqueda la actividad desarrollada por el cliente. Dicha Actividad la podremos crear en el menú Archivo - > Empresas -> Actividades Empresariales. Es un dato que se utilizará con fines estadísticos para de esa forma identificar las actividades comerciales y su rendimiento de forma agrupada.

Fecha alta. Campo no editable que muestra la fecha en la que se dió de alta el cliente.

Fecha modificación. Campo no editable que muestra la última fecha en la que se ha modificado el cliente.

Es persona física. Indica si el cliente es una persona física o es una empresa.

Teléfonos. Campos relacionados con los teléfonos de contacto del cliente.

Internet. Campos relacionados con el email y la web del cliente.

CLIENTE

La segunda pestaña denominada Cliente es donde debemos indicar los datos relacionados con el trato comercial con el cliente.

Régimen IVA. En este apartado se indicará el tipo de I.V.A. y Recargo de Equivalencia (si lo hubiere) aplicable a las operaciones mercantiles con el cliente.

Tipo IRPF. Asimismo, en el caso de ser aplicable, indicaremos el tipo de retención sobre el I.R.P.F.

Tarifa. Selección de la tarifa que le vamos a aplicar a las relaciones comerciales con el cliente.

Modelo Albarán y Modelo Factura. Son los patrones predefinidos a utilizar con este cliente para la impresión de los albaranes o facturas relacionados con su cuenta.

Forma Pago. Selección de la forma de pago por defecto que le vamos a asignar al cliente. Esta puede ser modificada en el propio documento de venta.

Cliente Ocasional. Permite indicar si este cliente es un cliente ocasional.

Fecha alta. Campo no editable que nos muestra la fecha de alta del cliente.

Fecha Modificación. Campo no editable que nos muestra la última fecha de modificación del cliente.

NOTAS

La pestaña de notas está compuesta por cuatro opciones.

Observaciones. Campo de texto donde podemos incluir una serie de notas u observaciones relacionadas con el cliente. Esta información se pasa al albarán y a la factura.

Notas Internas. Información interna relacionada con el cliente.

Nota emergente. Esta opción permite incluir un mensaje de texto que nos aparecerá en pantalla cuando utilicemos el cliente en cualquier acción comercial, pero en este caso nos permitirá utilizarlo.

Notas de Bloqueo. Esta opción permite bloquear el uso del cliente en cualquier acción comercial. El texto que incluyamos en este campo nos aparecerá en pantalla cuando utilicemos a este cliente en cualquier acción comercial y no nos dejará utilizarlo. Por ejemplo, cuando este cliente no paga o debe facturas anteriores…

FACTURA ELECTRÓNICA

La cuarta pestaña está relacionada con el proceso de facturación electrónica incluida en la versión Gratuita de GotelGest.Net, que nos permite configurar las características para el envío de las facturas electrónicas a aquellos clientes que nos lo soliciten.

En el caso de que el cliente nos solicite el servicio de factura electrónica podemos configurar los siguientes campos:

Enviar por Email la Factura Electrónica Firmada: Marcaremos esta opción si deseamos enviar la factura electrónica firmada por correo electrónico. El formato utilizado es una estándar de e-factura, el formato xml.

Enviar por Email la Factura en PDF Firmada: Si deseamos enviar la factura firmada digitalmente por mail en formato .pdf seleccionaremos esta opción.

Email para envío de las Factura firmadas digitalmente: Campo donde debemos indicar el correo electrónico donde llegarán las facturas que le emitamos. En caso de no indicar ninguna dirección de correo no se enviará ningún documento al cliente.

CENTROS ADMINISTRATIVOS

Algunos clientes, principalmente Organismos Públicos, nos proporcionan unos datos de los Centros Administrativos necesarios para la Facturación Electrónica. En esta pestaña, por tanto, introduciremos los códigos y nombres de los centros a los que se tiene que emitir sus facturas, de forma que se incluirán automáticamente en la información enviada.

SII

Podemos configurar de forma automática el concepto de las facturas respecto a su envío al SII, definiendo un concepto fijo en la ficha de cada cliente si siempre realizamos el mismo tipo de operación.

NOTA: Es importante poner descripciones concretas de las operaciones de cada factura y evitar en medida de lo posible utilizar conceptos muy genéricos que no especifiquen en absoluto la entrega del bien o la prestación de servicios en cuestión, puesto que es un requisito de la AEAT y puede ser motivo de requerimientos posteriores por la misma.

DOMICILIOS DE COBRO

El segundo apartado del formulario de clientes está relacionado con los domicilios del cobro. En este apartado introduciremos los datos bancarios del cliente en caso de que tengamos que pasarle recibo.

Mediante el botón situado en la parte inferior podemos añadir nuevos domicilios de cobro asociados con el cliente.

ESTADÍSTICAS MENSUALES

El tercer apartado de la ficha de clientes nos muestra una vista con las estadísticas mensuales por año de venta relacionados con el cliente, así como una gráfica sobre su evaluación. Podemos ver las estadísticas de otros años simplemente cambiando el año del ejercicio.

VENTAS

El cuarto apartado del formulario de clientes llamado Ventas, nos permite agilizar las acciones comerciales realizadas directamente con el cliente en cuestión, permitiéndonos dar de alta nuevos presupuestos, pedidos, albaranes… o ver el listado de todos los documentos de venta relacionados con el cliente de forma rápida. Estos documentos también son accesibles desde las vistas correspondientes.

PROVEEDORES

Otra de las tablas principales que tiene que tener cualquier software de gestión es la de los proveedores. A través del siguiente formulario podemos dar de alta los distintos proveedores con los que trabajamos.

Como se puede observar en la imagen, el formulario del proveedor es muy similar al de clientes. El primer apartado del formulario hace referencia al de información, donde debemos incluir la información comercial y de contacto del proveedor en cuestión.

PROVEEDOR

La segunda pestaña está relacionada con el tratamiento económico que vamos a llevar con el proveedor.

Forma de Pago. Indicaremos en este campo la forma de pago de las operaciones que realicemos con el proveedor.

Tarifa. Señalaremos la tarifa a utilizar a fin de especificar el tratamiento de los precios aplicables a este proveedor en particular.

Tipo IRPF. En el caso de estar sujeto a la obligación de retención a cuenta del I.R.P.F., indicaremos que tipo es el aplicable.

Régimen IVA. Régimen de IVA a aplicar a este proveedor.

Cartera. Cartera a la que van a pertenecer los recibos relacionados con este proveedor.

Días de entrega. Días que tarda el proveedor en mandarnos la mercancía solicitada.

Banco Pago. Entidad bancaria que se utilizará por defecto en las relaciones comerciales con dicho proveedor.

Fecha Alta. Campo no editable que nos indica la fecha en la que se ha dado de alta el proveedor en cuestión.

Fecha Modificación. Campo no editable que nos muestra la fecha en la que se ha realizado el último cambio en la ficha del proveedor.

NOTAS

La tercera pestaña está relacionada con las notas donde tenemos disponible un campo de “observaciones” donde podemos incluir información adicional relacionada con el proveedor y el campo de “nota emergente” donde el texto que introduzcamos en este campo nos aparecerá en pantalla cada vez que vayamos a utilizar este proveedor para alguna relación comercial. Esta acción no bloqueará el uso del cliente, simplemente nos mostrará el texto indicado.

SII

La cuarta pestaña es la del SII, donde podemos añadir una descripción de las operaciones del SII.

DOMICILIOS COBRO

El segundo apartado relativo a los domicilios de cobro se utilizará a fin de señalar los datos bancarios donde emitiremos los recibos u otros documentos de pago.

ESTADÍSTICAS

El tercer apartado está relacionado con las estadísticas por mes de las compras facturadas al proveedor, donde además podemos ver el gráfico representativo.

FORMAS DE PAGO

GotelGest.Net MICROpYME tiene generadas por defecto distintas formas de pago que se pueden modificar o crear nuevas. Las formas de pago son los indicadores del tratamiento de cobro o pago en las operaciones con nuestros clientes y proveedores. Deberemos de dar de alta tantas formas de pago como vayamos a utilizar en las diferentes operaciones.

Código. Campo obligatorio donde debemos indicar el código asignado a la forma de pago.

Nombre. Campo obligatorio para indicar el nombre de la forma de pago.

Número de Vencimientos. Indicación del número de vencimientos en los que se va a estructurar la forma de pago.

Días 1er. Vencimiento. Intervalo de días en los que se va a generar el primer vencimiento. Si se indica cero, el primer vencimiento será el mismo día de la generación del documento de venta.

Intervalo en días entre Vencimientos. Indicación del intervalo en días entre los distintos vencimientos generados.

• Si utilizamos la fórmula de pago de 30 días desde fecha de factura sin que haya luego más vencimientos indicaríamos:

• Número de vencimientos: 1
• Días primer vencimiento: 30
• Intervalo de días entre vencimientos: 0

• Si utilizamos una fórmula de 30, 60, 90 días desde la fecha de factura:

• Número de vencimientos: 3
• Días primer vencimiento: 30
• Intervalo de días entre vencimientos: 30

• Si utilizamos una fórmula de 45 y 60 días desde la fecha de factura:

• Número de vencimientos: 2
• Días primer vencimiento: 45
• Intervalo de días entre vencimientos: 15

Siendo un pago al contado, introduciremos como Número de Vencimientos sólo 1 ya que la operación en sí es un vencimiento, y dejaremos el resto de campos con 0, e indicaremos que es un cobro directo por lo que no se generará recibo alguno.

Cobro directo. Si tenemos seleccionada la acción de cobro directo hay que tener en cuenta que en la ficha del mantenimiento de la empresa debe de estar seleccionado el "Banco de Cobros Directos", sino, la aplicación nos emitirá un error. La opción de cobro directo genera automáticamente el movimiento de cobro una vez pasado el vencimiento.

Transferencia Bancaria. En la parte central, detallaremos los datos de la transferencia bancaria a realizar.

A banco. Seleccionaremos, en caso de que queramos utilizarlo, el banco donde se va a realizar la transferencia bancaria. Este dato se puede utilizar en los informes de impresión de facturas para indicar el número de transferencia bancaria.

En la parte inferior detallaremos la cartera y los incrementos o descuentos por financiación o pronto pago respectivamente.

Cartera. Seleccionaremos la Cartera, que básicamente nos indica la forma de pago que se utilizará para el pago de la operación, es decir, podrá existir una Cartera de Metálico (donde no existe más opción de pago que al contado), una Cartera de Recibos (donde especificaremos que se emitirá un recibo para su gestión bancaria posteriormente), una Cartera de Pagarés (emitidos por terceros que podremos enviar para su descuento o no con nuestro Banco), etc. La selección de la cartera es simplemente una forma de clasificarnos internamente. Sirven únicamente para clasificar las formas de pago. En la versión MICROpYME de GotelGest.Net sólo tenemos la posibilidad de dar de alta una cartera.

Formulario Recibo. Impreso predefinido para la impresión de los Recibos bancarios. Este dato se habrá dado de alta en el apartado de Cartera.

Imprimir Recibo: Se activará si así lo hubiéramos especificado en el alta de Cartera.

Descuento Pronto Pago: Porcentaje de reducción en la operación por el pago contra factura.

Incremento Financiero: Porcentaje de incremento por el pago diferido de la operación.

BANCOS

A través del siguiente formulario daremos de alta los diferentes Bancos o Entidades de Crédito con los que trabajaremos en nuestras operaciones mercantiles.

El primer apartado está relacionado con información genérica de la entidad bancaria que estamos dando de alta, mientras que la pestaña Banco es donde disponemos de información específica. Dentro del apartado de domicilios de cobro indicaremos los distintos domicilios de cobro asociados a esta entidad. En el apartado vencimientos, podemos ver la relación de pagos pendientes.

SERIES DOCUMENTOS

Cada documento de compra o venta debe llevar obligatoriamente una serie asociada. Generalmente daremos de alta una serie por año con el objetivo de distinguir los documentos realizados en cada año. Este apartado ya está explicado anteriormente en los pasos de configuración previa de GotelGest.Net MICROpYME.

TABLA IVA

El apartado de tabla de IVA está estructurado en distintos apartados que nos van a permitir configurar las distintas opciones sobre el impuesto de valor añadido.

TABLA IVA

En este apartado daremos de alta los diferentes tipos de I.V.A. aplicables en nuestras operaciones mercantiles. Los nuevos tipos de IVA derivados del cambio automático del pasado 1 de julio de 2010 ya están creados de forma automática.

Código. Campo único y obligatorio que nos permite identificar la tabla de IVA.

Nombre. Campo obligatorio donde podemos indicar el nombre.

IVA. Porcentaje de IVA aplicable.

Recargo. En caso de ser requerido, indicación del porcentaje de Recargo aplicado.

Fecha entrada en vigor. Fecha de entrada en vigor de la tabla de IVA en cuestión.

Fecha fin de validez. Fecha de fin de validez de la tabla de IVA.

IVA al que sustituye. En caso de que la tabla de IVA dada de alta sustituya a alguna anterior lo indicaremos aquí.

IVA no deducible. Seleccionaremos esta casilla si el IVA que estamos dando de alta no es deducible.

REGÍMENES IVA

En este apartado daremos de alta los diferentes Regímenes de I.V.A. a utilizar en nuestras operaciones mercantiles.

Código. Campo obligatorio que nos permite identificar el régimen de IVA.

Nombre. Indicación del nombre asignado al Régimen.

Aplicar IVA. Indica si se aplicará o no el impuesto.

Aplicar Recargo. Indica si será de aplicación el recargo de equivalencia.

Soportado. Seleccionaremos esta casilla si se trata de un IVA soportado.

Repercutido. Seleccionaremos esta casilla si se trata de un IVA que repercutimos en nuestras facturas.

Tipo IVA Fijo. Selección del tipo de IVA Fijo a aplicar cada vez que seleccionemos este tipo de régimen de IVA

% IVA. Campo no editable que nos muestra el % de IVA del tipo de IVA fijo seleccionado.

Es Régimen IVA bien de Inversión. Se marcará esta opción si las facturas a las que se indique este régimen son de inversión.

El resto de pestañas están relacionadas con el SII, sin valor para la versión gratuita de GotelGest.Net.

TABLA IRPF

En este apartado daremos de alta los registros para indicar el tipo de retención a cuenta del I.R.P.F. que se utilizarán en las operaciones que realizaremos con nuestros clientes y proveedores.

Código: Código numérico para individualizar el registro. F12 saca el último registro.

Nombre: Nombre indicativo de la tabla.

Aplicar en Ventas o Compras: Se indicará si este registro de la tabla de I.R.P.F. será usado en las operaciones de Ventas, de Compras o en ambas.

% IRPF: Porcentaje aplicable para estas operaciones.

El Porcentaje anteriormente descrito podrá aplicarse de dos formas:

Sobre la Base Imponible: Indica que se aplicará el porcentaje sobre la Base Imponible de la Factura, sobre la que también se aplicará el I.V.A.

Sobre el Total Factura: En algunos casos, el tratamiento fiscal de la retención a cuenta se realizará sobre la operación una vez aplicado el I.V.A., como por ejemplo en las operaciones sujetas al Régimen Especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca.

Clave Retención: Clave de Retención asignada a esta tabla de IRPF.

CLAVES RETENCIONES

En este apartado es donde daremos de alta las diferentes claves que utiliza hacienda para la asignación de los diferentes tipos de retención de IRPF, que luego utilizaremos al dar de alta las tablas de IRPF.

Clave. Indicación de la clave asignada.

Subclave. Indicación de la subclave asignada.

Nombre. Indicación del nombre asignado a la clave de retención.

MONEDAS

La versión Gratuita de GotelGest.Net sólo permite el uso de una moneda para la gestión comercial con nuestros clientes y proveedores. Por defecto, la moneda asignada es el €.

PROVINCIAS

Es en este apartado donde debemos dar de alta las diferentes provincias a las que pertenecen nuestros clientes o proveedores. Por defecto está tabla ya está creada.

Código. Campo obligatorio que nos va a permitir identificar la provincia.

Nombre. Nombre de la provincia.

Observaciones. Campo de texto donde podemos introducir una descripción más detallada de la provincia.

EMPRESAS

El apartado de empresas está estructurado en tres apartados que nos permiten clasificar las empresas por actividades, revisar las distintas entidades empresariales dadas de alta así como modificar la forma de trabajo o los datos de nuestra empresa.

Entidades Empresariales

La Entidad Empresarial es la unidad de trabajo con la que operaremos y que comprende a cualquier registro de cualquiera de los Archivos Maestros de Terceros y nosotros mismos, y es donde se archivan los datos básicos que podemos dar de alta en las diferentes opciones contempladas en el programa. Cualquier creación, modificación o eliminación de un Registro provocará que lo sea en toda la aplicación, por lo que se deben extremar las precauciones ya que éste se puede considerar el Archivo Maestro Principal de la aplicación. La utilidad básica de este archivo es poder aglutinar Entidades que lo mismo pueden ser utilizadas como Clientes, Proveedores, etc. sin necesidad de darlas de alta cada vez, ya que una vez que existan aquí, podrán utilizarse en cualquier archivo de trabajo.

Es decir, cada vez que demos de alta un nuevo registro se creará la entidad empresarial asociada a dicho registro, conteniendo información general sobre dicho registro.

Actividades Empresariales

Las actividades empresariales permiten identificar a distintos tipos de clientes o proveedores por su actividad. Este campo lo podemos utilizar para agrupar las diferentes actividades empresariales para un posterior uso estadístico o para la inclusión del registro en otro tipo de fichas que requieran la actividad empresarial para su clasificación.

Código. Campo obligatorio que nos permite distinguir la actividad.

Nombre. Nombre asignado a la actividad.

Observaciones. Campo de texto donde podemos incluir una descripción más detallada de la actividad empresarial.

Mnto. Empresa Trabajo

A través de este apartado podemos acceder a los datos disponibles de nuestra empresa de trabajo. La versión MICROpYME de GotelGest.Net sólo permite el uso de una única empresa de trabajo. La versión avanzada permite el uso de ilimitadas empresas de trabajo. Las opciones disponibles en este formulario ya han sido comentadas al inicio del manual de ayuda.

ADMINISTRACION

En el apartado de administración es donde se encuentran las distintas opciones disponibles con la administración del software. Recuerde que para acceder a algunas de las opciones disponibles es necesario acceder como administrador.

Usuarios

La aplicación no limita el número de usuarios disponibles para acceder a GotelGest.Net, aunque sí el número de puestos donde se puede instalar el software, limitándolo a un puesto de trabajo en GotelGest.Net MICROpYME. A través de este apartado podemos indicar los distintos usuarios que pueden acceder a GotelGest.Net MICROpYME.

Código. Código asignado al nuevo usuario.

Nombre. Nombre del nuevo usuario que va a tener acceso a GotelGest.Net.

Con el botón 'Buscar Usuario' podemos seleccionar un usuario del directorio activo, siempre y cuando tengamos instalado un servidor de directorio de Microsoft.

Si disponemos de una red con un servidor de dominio de Microsoft, podemos incluir los usuarios del directorio activo de tal forma que el usuario no tenga que introducir sus credenciales al entrar en la aplicación.

Nota: En algunas versiones de Windwos (Windows 7, Windows Vista) es necesario activar la siguiente característica para que se vean los usuarios: Internet Information Services/Herrramienta de administración web/Compatibilidad con la administración de IIS 6/Compatibilidad con la configuración IIS 6 y metabase de IIS. 

Con el botón 'Cambiar Password' podemos cambiar la contraseña del usuario. Estos serán los datos de usuario y password con los que deberá acceder a la aplicación.

Base de datos. Es la base de datos por defecto en la que va a trabajar.

Auditoria. Si queremos auditar las acciones de este usuario como altas, bajas y modificaciones de los datos, deberemos de seleccionar esta casilla.

Auditar líneas documentos. Si deseamos que también nos audite las líneas de los documentos. Ejemplo: Que líneas ha dado de alta, baja o modificado en un albarán, pedido o presupuesto.

Debido a la gran cantidad de información que puede llegar a generar las auditorias, si las activamos, es conveniente limpiarlas de vez en cuando.

Fecha de Alta. Es la fecha de creación de la base de datos.

Observaciones. Campo para introducir notas referentes a la base de datos.

Auditoría

En caso de tener configurada la opción de la auditoría en los distintos usuarios creados, podemos ver quien ha creado ciertos documentos, modificado, borrado…

Elementos de Inicio

Los elementos de inicio permiten la configuración de los elementos para que estos estén accesibles desde las pizarras de inicio de los accesos rápidos a los distintos apartados de GotelGest.Net. Los distintos accesos rápidos disponibles son: GotelGest.Net, Almacén, Compras, Ventas, Tesorería y Listados.

La aplicación ya dispone por defecto de varios elementos de inicio creados. Los elementos de inicio nos proporcionan información de nuestra empresa en los paneles iniciales de la aplicación, debiendo ser creados en cada vista.

El formulario accesible tanto desde esta opción de menú como estando en cualquier vista desde la opción de Vista/Guardar como elemento de inicio consta de los siguientes apartados.

Información

Nombre. Nombre asignado al elemento de inicio.

Texto. Texto que nos aparecerá para distinguir el elemento de inicio en el panel.

Tipo. Selección del tipo de elemento que vamos a crear para poder ser introducido en una parte u otra de las pizarras de información de GotelGest.Net.

• Normal. Contiene una lista de registros. Ocupa la posición de la derecha, como máximo puede haber dos elementos de inicio de este tipo en el panel de información.
• Documentos. Contiene una lista de registros. Ocupa la posición superior izquierda y central, como máximo puede haber cuatro elementos de inicio de este tipo en el panel de información.
• Estadística. Contiene un gráfico. Ocupa la posición inferior, como máximo puede haber un elemento de inicio de este tipo en el panel de información. Por el momento no se pueden crear elementos de inicio de tipo Estadística.

Diseño Grid

En el segundo apartado podemos personalizar los campos así como el tamaño de los mismos que componen el elemento de inicio. Cuando creamos un nuevo elemento de inicio solo nos aparece un campo, para agregar más campos debemos pulsar en el botón 'Columnas' que está situado a la derecha del formulario, este botón nos mostrará la lista de columnas disponibles y podemos agregar tantas como deseemos.

Filtro

El funcionamiento de este filtro es el mismo que el filtro que usamos para crear nuevas vistas. Pulsando en el botón agregar, añadimos nuevas condiciones al filtro, y pulsando en el botón Eliminar eliminamos condiciones del filtro actual.

Acción

Esta opción nos permite seleccionar el tipo de acción que queremos que tenga el elemento de inicio:

Ninguna. La aplicación no nos va a permitir realizar ninguna opción.

Disponible. Esta opción permite acceder al formulario en cuestión de forma directa, en caso de que el elemento de inicio nos muestre un formulario como por ejemplo: clientes, albaranes, facturas.

Otra. Esta opción permite seleccionar una acción ejecutable. Esta opción debe de ser creada por parte del equipo de desarrollo de GotelGest.Net.

Cambiar de usuario

Seleccionando esta opción, la aplicación nos permite cambiar de usuario.